7 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Служебная записка на оплату проезда единого билета

Служебная записка об оплате билетов

Служебная записка на денежные средства проезд


Возмещение расходов на проезд во время служебной командировки (Фролова М — стоимость проезда к месту командировки и обратно; — стоимость проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти затраты; — стоимость услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. Инфо Ещё нужно указать название самой банковской организации и ФИО человека, являющегося держателем карты. На выдачу денег на подотчет. Подобный документ может потребоваться в самых разных ситуациях, например, если нужно возместить представительские расходы, в т.ч проезд на такси, удовлетворить нужды работника в командировке и т.д.

Внимание! Каждая из перечисленных бумаг составляется по определённому шаблону, установленному на предприятии.

Служебная записка на заказ проездных карт

/ / 19.04.2018 161 Views НК РФ; Письма Минфина от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131; ФНС от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@; подп.

А как отдельный расход подобные компенсации в закрытом перечне расходов упрощенцев не поименованыст. 346.16 НК РФ.Однако в ст. 255 НК РФ прямо указано, что к расходам на оплату труда относятся начисления компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, производимые в соответствии с законодательством РФп.

Вот примерная формулировка: 3.1.

Служебная записка об оплате проезда екарты

Бесплатная консультация по телефону:+7(499)495-49-41 Содержание Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне)

Служебная записка на оплату транспортных расходов

Бесплатная консультация по телефону: 8(499)110-20-64 Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица.

Ее составление требуется, если:

  • Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.
  • Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Образец служебной записки на возмещение расходов

» Конференция ЮрКлуба Викия 25 Янв 2013 Викия 28 Янв 2013 Уважаемые юристы, подскажите, пожалуйся: работа носит разъездной характер, в день приходится выезжать по 2-3 раза, поездки по городу.

Также учитывается время при выяснении причин использования такси, то есть его было достаточно, чтобы воспользоваться общественным транспортом и не было никакой необходимости в спешке.

Образец заявления на возмещение командировочных расходов

Документы бухгалтерского учета Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц. сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > > Налог-налог 11 июля 2017 Заявление на командировочные расходы — образец его вы сможете найти в нашей статье — необходимо для осуществления выплат сотруднику, который осуществил командировочные траты за свой счет.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Мотрой Алена Автор PPT.RU 9 апреля 2019 Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют.

Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части.

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица.

Служебная записка выступает основанием для всего процесса. Содержание статьи

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.

Ее составление требуется, если:

  • Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.
  • Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника. Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Возмещение проезда до работы служебная записка

Поэтому для подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом достаточно контрольного купона электронного билета.

штраф за переоформление и возврат билетов и оплата услуг vip-зала по тем или иным причинам командировка может быть перенесена.

Служебная записка на приобретение проездного билета

Служебная командировка: учет расходов на проезд


Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдаются: – служебное задание, утверждаемое руководителем учреждения, которым определяется цель его командировки (п. 6 Положения № 749); – оформляемое в единственном экземпляре и подписанное руководителем учреждения командировочное удостоверение, которым подтверждается срок пребывания сотрудника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п.

7 Положения № 749).Размеры возмещаемых расходов на проезд В силу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику командировочные расходы. К таким расходам, в частности, относятся расходы на проезд к месту служебной командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы, которые подтверждаются соответствующими проездными билетами (п.

12 Положения № 749). Согласно п. 11 Положения № 749 размеры возмещаемых расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Служебная записка на приобретение проездного билета

Если работодатель отправляет сотрудника в поездку, он должен предоставить ему следующие виды гарантий: За работником сохраняется основное рабочее место; Средняя заработная плата остается без изменений и рассчитывается согласно Постановлению Правительства под номером , изданное в году ; Сотруднику компенсируют потраченные для целей денежные средства.

То есть трудоустроенный гражданин компании, который должен быть отправлен в поездку, обязан предоставить денежные средства не позднее трехдневного периода.

Обратите внимание на ряд особенностей.

Что значительно упростит учет проездных билетов, купленных для сотрудников

Как составить и вести журнал учета проездных билетов В первую очередь в журнале вы будете отмечать всех работников, которым выдаете проездные.

Поэтому предусмотрите в этом документе графу, где вы укажете фамилию, имя, отчество сотрудника и его должность (1). Еще одна важная графа для заполнения — пункт назначения (2). Информация из нее поможет в случае проверки доказать налоговикам, что работники брали проездной билет для служебных, а не личных целей.

И тогда вы без проблем сможете признать расходы на приобретение таких проездных в налоговом учете. Правда, не всегда удастся вписывать точный пункт назначения.

Служебная записка о необходимости единого проездного сотруднику

Внимание Руководителям структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы, находящимся на кадровом и финансовом обеспечении Аппарата Мэра и Правительства Москвы, обеспечивать контроль за использованием единых проездных билетов для служебных разъездов в течение рабочего времени с соответствующими отметками в журналах учета местных командировок (приложение 3).

6. Естественно, что это обоснование должно быть правдивым и содержать неоспоримые факты, подтверждающие невозможность использования другого транспорта, общественного, например.

Инфо Обоснование может строиться на основе типа служебной записки: объяснительная (по уже совершенным действиям) или докладная (запрашивающая разрешение на действие). В записке необходимо указать цель поездки, причину, почему для нее потребовались услуги такси. Здесь можно указать одну из вышеизложенных причин.

О проездных документах для обеспечения служебных разъездов

Управлению государственной службы и кадров Правительства Москвы обеспечивать получение и распределение единых проездных билетов по структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органам исполнительной власти города Москвы, находящимся на кадровом и финансовом обеспечении Аппарата Мэра и Правительства Москвы, а также передачу использованных проездных билетов Финансово-хозяйственному управлению Мэрии Москвы после истечения срока их действия.5. Руководителям структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы, находящимся на кадровом и финансовом обеспечении Аппарата Мэра и Правительства Москвы, обеспечивать контроль за использованием единых проездных билетов для служебных разъездов в течение рабочего времени с соответствующими отметками в журналах учета местных командировок (приложение 3).6. Признать утратившим силу .7.

Служебная записка.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки). Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Проездной билет для сотрудника: как оформить и учесть

Образец положения о разъездном характере работы можно найти: Таким образом, организации нужно: 1) определить порядок возмещения «разъездных» расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре. Вот примерная формулировка: 3.1.

В целях возмещения расходов на проезд Работникам с разъездным характером работы ежемесячно не позднее последнего рабочего дня текущего месяца выдается приобретенный за счет средств Работодателя единый проездной билет на автобус, троллейбус, трамвай, метро на следующий месяц.

В случае приобретения Работником за собственные средства проездного билета Работнику возмещается его стоимость после представления такого билета в бухгалтерию. Расходы на проезд иными видами транспорта (например, маршрутное такси, пригородные электрички) возмещаются в аналогичном порядке.

Служебная записка на приобретение проездного билета

Распределение проездных документов (единых проездных билетов) по структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органам исполнительной власти города Москвы, находящимся на кадровом и финансовом обеспечении Аппарата … Приложение 1к приказу руководителя АппаратаМэра и Правительства Москвыот 28 сентября 2005 года N 26-ДПР Nп/п Наименованиеподразделения Количество единыхпроездных билетов 2005 год 2006 год 1.

Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:

  1. поездка связана со служебной необходимостью.
  2. поездка связана с командировкой,

Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии.

Служебная записка на оплату транспортных расходов

Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Источник: журнал «Главбух» Сотрудники, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах, есть во многих компаниях. Например, с поездками связана работа курьеров и менеджеров по продажам. Часто при этом им приходится пользоваться общественным транспортом. А расходы на проезд, как следует из статьи 168.1 ТК РФ, в этом случае должны нести вы, работодатель. Какими именно способами можно и целесообразно оплачивать проезд? Компенсируется стоимость проездных билетов Сотруднику могут возмещаться расходы на проезд, которые он должен подтвердить документально. Для этого по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц) сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет и прилагает к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки).

Служебная записка на компенсацию оплаты проезда

Чтобы их можно было учитывать по ОСН, необходимо представить следующие документы:

  • бланки строгой отчетности (ордера, авансовый отчет),
  • билет на поезд, самолет или иной транспорт (если таковые имелись),
  • кассовый чек,
  • служебная записка.

Если организация использует упрощенную систему страхования, налогообложение расходов на проезд в такси будет зависеть от объекта, облагаемого налогами. Это могут быть:

  • объект «доходы» — в этом случае расходы на проезд в такси не оказывают влияния на налоговую базу
  • объект «доходы минус расходы» — необходимо заплатить 15% от общих доходов, исключая расходы. В этом случае расход на такси действительно играет роль, но его необходимо подтвердить документально.

Проездной билет для сотрудника: как оформить и учесть

М.Г. Суховская, юрист Во многих компаниях есть сотрудники, работа которых связана с постоянными разъездами по городу и прилегающим населенным пунктам. Обычно это курьеры, торговые представители, страховые агенты. А некоторым работникам приходится колесить по городу пусть и не постоянно, но с завидной регулярностью, например юристам, корреспондентам, мерчендайзерам и т.
д. Да и самому бухгалтеру, особенно в отчетный период, иной раз приходится ездить едва ли не больше, чем курьеру. Как правило, таким сотрудникам организация:

    Мог бы выручить общественный транспорт, но есть одна деталь: не всегда поездки на общественном транспорте уместны, так как могут перевозиться документы, какое-либо имущество организации, да и выглядят такие поездки не всегда корректно, особенно, если на общественном транспорте добираться, к примеру, на встречу с партнерами. В таких случаях выручить может вызов такси. Зачастую, излишеством такси может оказаться тогда, когда для доходов фирмы извоз сотрудников с помощью такси окажется чересчур затратным. Исходить из этой точки зрения может не только руководитель, но и налоговые службы, и этого стоит опасаться, так как подобные расходы могут быть не учтены для налогообложения.
    Случаи целесообразности Не так уж много случаев, при которых уместно использование такси.

Оплата служебных разъездов за счет средств организаций

Возмещение расходов на проезд во время служебной командировки (Фролова М — стоимость проезда к месту командировки и обратно; — стоимость проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти затраты; — стоимость услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

  • Расходы на Интернет: спорам и проблемам — нет, № 18
  • Проездной билет для сотрудника: как оформить и учесть, № 18
  • Представительские расходы: проверь себя, № 17
  • Выплаты совету директоров: чем облагаются и как учитываются, № 17
  • Заказчик наказал подрядчика за пьяных рабочих: можно ли учесть штраф в расходах?, № 15
  • Как участнику размещения госзаказа учесть расходы на участие в торгах, № 14
  • Плата «за грязь» — неплательщиков будут искать, № 13
  • Доставка сотрудников до работы и обратно: учет без страха и упрека, № 13
  • Учет убытков обслуживающих подразделений, № 10
  • НИОКР: решаем сложные задачи, № 6
  • Расходы на нотариуса: про учет и не только, № 6
  • «Поздравительный» учет, № 5
  • Расходы на НИОКР: не только «бонус», но и «аванс», № 4
  • 2011 г.

Проездной билет для сотрудника: как оформить и учесть

Во многих компаниях есть сотрудники, работа которых связана с постоянными разъездами по городу и прилегающим населенным пунктам. Обычно это курьеры, торговые представители, страховые агенты. А некоторым работникам приходится колесить по городу пусть и не постоянно, но с завидной регулярностью, например юристам, корреспондентам, мерчендайзерам и т. д. Да и самому бухгалтеру, особенно в отчетный период, иной раз приходится ездить едва ли не больше, чем курьеру.

Как правило, таким сотрудникам организация:

  • заранее покупает проездной билет — единый или на определенные виды транспорта, в зависимости от нужд;
  • постфактум компенсирует стоимость купленного ими билета.

Как приобрести билеты с минимальными потерями для кармана фирмы, мы и расскажем.

Закрепляем «разъездной» статус

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Работодатель вправе сам решать, чью работу отнести к разъездной.

Сотрудникам, чья работа носит разъездной характер, работодатель обязан возместить затраты, связанные со служебными поездками, в частности расходы на проезд. Перечень работ, профессий, должностей «разъездных» работников может устанавливаться коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актам и ст. 168.1 ТК РФ . Собственно, как и порядок и размеры возмещения расходов на проезд.

1) определить порядок возмещения «разъездных» расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре. Вот примерная формулировка:

3.1. В целях возмещения расходов на проезд Работникам с разъездным характером работы ежемесячно не позднее последнего рабочего дня текущего месяца выдается приобретенный за счет средств Работодателя единый проездной билет на автобус, троллейбус, трамвай, метро на следующий месяц. В случае приобретения Работником за собственные средства проездного билета Работнику возмещается его стоимость после представления такого билета в бухгалтерию. Расходы на проезд иными видами транспорта (например, маршрутное такси, пригородные электрички) возмещаются в аналогичном порядке.

3.2. Указанные в п. 3.1 Работники не позднее 3 рабочих дней по истечении месяца, на который были приобретены проездные билеты, обязаны сдать их бланки в бухгалтерию.

2) утвердить приказом руководителя или соответствующим приложением к локальному акту сводный перечень «разъездных» должностей:

Приложение № 1
к Положению о разъездном характере работы

Перечень профессий и должностей работников ООО «Карамель», постоянная работа которых имеет разъездной характер

3) прописать в трудовых договорах (или дополнительных соглашениях) конкретных работников по этим должностям, что их работа носит разъездной характе р ст. 57 ТК РФ . Вот примерная формулировка:

5.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы.

5.2. При выполнении Работником трудовой функции он совершает служебные поездки в пределах Москвы, Химок, Мытищ, Долгопрудного.

5.3. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, установлены действующим в ООО «Карамель» Положением о разъездном характере работы, утвержденным 17.01.2011.

5.4. Поездки Работника, совершаемые за пределами населенных пунктов, указанных в п. 5.2 настоящего договора, являются служебными командировками и оформляются в установленном законодательством РФ порядке.

Налоговый учет

Если все вышеперечисленное будет сделано, то затраты на проездной билет в зависимости от способа его выдачи — предварительная покупка или последующая компенсация — будут учитываться следующим образом.

* Сейчас Минфин считает, что компенсации расходов за разъездной характер работы не входят в систему оплаты труда. А как отдельный расход подобные компенсации в закрытом перечне расходов упрощенцев не поименован ы ст. 346.16 НК РФ .
Однако в ст. 255 НК РФ прямо указано, что к расходам на оплату труда относятся начисления компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, производимые в соответствии с законодательством РФ п. 3 ст. 255 НК РФ . То, что «разъездные» компенсации выплачиваются в соответствии с ТК РФ, очевидно. Более того, в 2008 г. Минфин сам говорил, что такие компенсации относятся к расходам на оплату труд а Письмо Минфина от 04.06.2008 № 03-03-06/1/344 . Но споры упрощенцев с налоговиками более чем вероятны, ведь ФНС тоже возражает, чтобы они учитывали «разъездные» расход ы Письмо ФНС от 14.03.2011 № КЕ-4-3/3943 .

Налогообложение и исчисление взносов при возмещении иных расходов на проезд (билетов на маршрутку, пригородную электричку и т. д.) производятся в том же порядке.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКОВ

После использования проездного его нужно принести в бухгалтерию. Ведь это документ, подтверждающий расходы. В случае невозвращения билета его стоимость может быть удержана из зарплаты работника.

Некоторые организации устанавливают у себя не компенсацию расходов на проезд, а фиксированную надбавку сотруднику за разъездной характер работы. Ее без проблем можно учесть и в расходах для целей налогообложения прибыли, и в «упрощенных» расходах.

Однако в этом случае надбавка будет считаться частью заработной плат ы ст. 129 ТК РФ . А значит, ее придется облагать НДФЛ и страховыми взносам и п. 1 ст. 210 НК РФ; Письмо Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19 . Получается, что установление надбавки более-менее выгодно только тем, кто платит взносы по пониженным тарифам.

Оплата служебных разъездов за счет средств организаций

В ряде случаев труд отдельных категорий работников организаций носит разъездной характер, а некоторые из них могут направляться для решения отдельных задач с необходимостью совершения разъездов на общественном транспорте внутри границ отдельного населенного пункта или же за пределы населенного пункта.

В соответствии с действующим законодательством хозяйствующие субъекты вправе самостоятельно решать вопросы, связанные с оплатой служебных разъездов своих работников.

При этом от того, каким категориям работников производится оплата стоимости разъездов и на основании каких оформленных документов, зависит источник списания затрат – себестоимость продукции (работ, услуг) или чистая прибыль организации, оставшаяся в ее распоряжении после уплаты всех видов налогов.

В законодательном порядке Перечень должностей работников, работа которых носит разъездной характер и которым организации вправе были оплачивать проездные билеты (проезд) был утвержден постановлением Совмина РСФСР от 4 мая 1963 года № 521 (далее по тексту – Перечень).

Несмотря на тот факт, что Перечень был установлен для бюджетных учреждений и организаций, приобретавших указанные билеты за счет средств бюджета и утратил силу в части организаций, перешедших на полный хозрасчет (постановление Совмина РСФСР от 13 сентября 1988 года № 382), иного нормативного документа по данному вопросу в настоящее время нет, в связи с чем положения данного нормативного акта все же могут быть использованы организациями, но с учетом вопросов списания затрат на оплату стоимости проездов и налогообложения.

В Перечень, в частности, включены курьеры, экспедиторы, работники городского хозяйства (электрических, газовых и канализационных сетей, связи) и другие категории работников, если они не обеспечиваются специальным транспортом на время выполнения ими своих служебных обязанностей.

Как видим, перечень не является исчерпывающим, в связи с чем каждый хозяйствующий субъект вправе своим распоряжением определять конкретный перечень должностей работников, которым подлежат оплате за счет средств организации ежемесячные проездные билета на соответствующих видах транспорта.

В основу разработки перечня должны быть положены следующие принципы:

должностные обязанности работника связаны с необходимостью постоянных разъездов (с определением периодичности билетов – месячные, квартальные или годовые;

работники не обеспечиваются специальных транспортом для выполнения служебных обязанностей.

В разрабатываемый в организации перечень могут быть дополнительно включены монтеры, почтальоны.

Разрабатываемый в каждой отдельной организации перечень должен быть утвержден руководителем и в него должны включаться конкретные должности, а не наименования работ (выполняемых задач), связанные со служебными разъездами.

Для обеспечения потребности работников проездными билетами могут быть использованы следующие варианты:

централизованная закупка билетов ответственными лицами организации, обеспечение ими работников, в обязанности которых входят постоянные разъезды;

выдача наличных денежных средств под отчет работникам с истребованием от них отчета об их использовании в установленный руководителем организации срок;

возмещение стоимости использованных проездных билетов, ранее приобретенных работниками за счет собственных средств.

Кроме того, для служебных разъездов может предоставляться также и автотранспорт организации или сторонних лиц (в последнем случае на основе договоров аренды или оказания услуг). В этом случае возмещение стоимости разъездов отдельным работникам не производится, а за счет соответствующего источника относятся затраты по использованию автотранспорта.

Централизованное приобретение проездных документов может быть организована как по безналичному, так и за наличный расчет через ответственных за это должностных лиц организации.

В бухгалтерском учете организации при этом отражаются следующие записи по счетам бухгалтерского учета:

дебет счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» кредит счета 51 «Расчетный счет» — оплата стоимости проездных билетов на счета автоперевозочных организаций или их посредников;

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредит счета 50 «Касса» — выдача наличных денежных средств под отчет ответственному должностному лицу для приобретения им проездных документов;

дебет счета 50, субсчет «Денежные документы» кредит счетов 60, 76, 71 – получение от организаций и ответственных должностных лиц бланков проездных документов;

дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» кредит счета 50, субсчет «Денежные документы» – стоимость проездных документов относится на затраты производства.

При получении в кассу и выдаче проездных документов оформляются отдельные приходные и расходные кассовые ордера.

Выдача наличных денежных средств работникам организаций под отчет для приобретения проездных билетов регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Центробанка России 22 сентября 1993 года № 40.

При этом выдача средств на цели приобретения проездных билетов приравнивается к хозяйственным нуждам, в связи с чем работники и их должности, которым будут выдаваться средства, дополнительно должны быть перечислены в Перечне подотчетных лиц организации, объявляемом в начале каждого года.

По истечении трехдневного срока после даты, до которой подотчетные средства должны были быть использованы, работники обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об использовании средств на приобретение проездных билетов.

Так как в качестве приложения к проездному документу может быть представлен только сам проездной билет, то в приказе по организации рекомендуется устанавливать дату, по истечении которой проездной билет утратит свою силу, и работник сможет приложить его к отчету.

Вместе с этим следует учитывать, что до даты истечения срока использования билет может быть утрачен, испорчен или т.п., в связи с чем приобретенные работниками проездные документы сначала могут быть учтены в материальном учете соответствующего структурного подразделения (например, отдела или службы кадров), а затем выданы еще раз под отчет работникам, чем обеспечится подтверждение факта приобретения документов работниками. В таком случае авансовый отчет может быть истребован по датам приобретения (а не использования) проездных документов, а к авансовому отчету могут быть приложены соответствующие акты или ксерокопии.

Возмещение стоимости уже использованных работниками проездных документов, ранее приобретенных за счет личных средств, производится также на основании представляемых авансовых отчетов с приложением уже использованных бланков билетов, проездных карт и т.п.

При этом в учете отражаются следующие записи:

дебет счета 26 кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — отражена стоимость проездных документов, подлежащая возмещению из средств организации;

дебет счета 73 кредит счета 50 – работникам возмещены ранее израсходованные ими личные средства для приобретения проездных документов.

Если для решения служебных задач направляются работники, должностные обязанности которых не связаны с постоянными разъездами и по которым локальными актами организации не предусмотрено возмещение стоимости проезда, на организацию также ложится обязанность по оплате стоимости проезда на общественном или частном транспорте.

При этом для возмещения стоимости проезда работник подает письменное заявление с просьбой об оплате транспортных расходов со ссылкой на приказ, распоряжение или другой организационно-распорядительный документ направившей организации с приложением проездных билетов.

Если порядком, принятым в организации, предусмотрено оформление дополнительных документов (маршрутного листа, предписания на выполнение задания, разъездной ведомости и т.п.), к заявлению прилагаются также и данные документы (в том числе заверенные подписями и печатями организаций посещения).

При всем этом следует учитывать, что если выполнение отдельных задач работникам поручается вне места его постоянной работы, то направление может быть оформлено командировочным удостоверением, что регулируется пунктом 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Оплата проездных документов в таких случаях производится в обязательном порядке (в отличие от суточных, которые выплачиваются при условии, что командировка более одних суток, и работник не может каждый день возвращаться к месту постоянного своего проживания).

В соответствии с подпунктом 26 статьи 270 главы 25 НК РФ на затраты производства, учитываемые в целях налогообложения, не относятся расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами.

Расходы на оплату служебных разъездов могут быть отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг) в целях налогообложения при условии разработки организацией Перечня специальностей и его утверждения руководителем организации (см., например, письмо Госналогслужбы РФ от 14 августа 1997 года № 11-02-08/6). Затраты отражаются по статье расходов «транспортное обслуживание».

Оплата стоимости проезда для решения служебных задач в другие населенные пункты относится на затраты производства, как расходы на оплату служебных командировок.

Если проездные документы оплачиваются в пользу работников, должностные обязанности которых предусматривают постоянные служебные разъезды, о чем имеется разработанный в организации Перечень, утвержденный руководителем, возмещаемая их стоимость не включается в объект налогообложения по налогу на доходы физических лиц, как выплаты, связанные с исполнением работникам трудовых обязанностей (пункт 3 статьи 217 части второй НК РФ). Этот же вывод подтверждается материалами писем Департамента налоговой политики Минфина РФ от 21 июня 1999 года № 04-04-06 и Управления МНС по г. Москве от 26 января 2000 года № 08-11/4744.

По этому же основанию, и согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 238 главы 24 НК РФ стоимость проездных документов, оплачиваемая в пользу работников, не включается в облагаемую базу по единому социальному налогу.

Следует иметь ввиду, что если оплачиваются проездные билеты, связанные с прибытием работников на работу и убытием их с работы, или билеты оплачиваются в пользу работников, трудовая деятельность которых не связана со служебными разъездами, то такого рода возмещаемые (оплачиваемые) суммы должны включаться в облагаемую базу по налогу на доходы и единому социальному налогу (в последнем случае – если расходы не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector