С какой буквы пишетсяслово служебная записка

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
- информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
- отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
- инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
- внешняя – направляется руководству другого учреждения;
- внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:

нарушении трудового распорядка и дисциплины;
невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
Выводы и рекомендации автора записки.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Объяснительная записка

Объяснительная записка – это документ, в котором указываются причины ситуации, которая произошла в компании. Например, были невыполнены обязанности, нарушены дисциплинарные нормы, произошел сбой производственного или бизнес-процесса. Цель записки – изложить причины происшествия и ход событий руководству. Объяснение пишет сотрудник компании на имя руководителя.

Объяснительные записки делятся на два вида.

Записка, которая пишется относительно проступка (или ненадлежащего поведения) работника

В том случае, если директор принимает решение наказать сотрудника за поведение, к примеру, лишить части премии, объяснительная записка обязательно будет приложена к соответствующему приказу. Здесь уже задействовано трудовое законодательство, и поэтому к написанию объяснительной записки необходимо относиться серьезно, а к хранению – очень щепетильно. Следит за этими записками отдел кадров.

Как написать объяснительную записку? Лучше всего, если работник напишет объяснение от руки. Текст записки должен быть понятен и четко излагать причины произошедшего. Объяснительную, как и докладную, не стоит начинать со слов «довожу до вашего сведения», это будет лишнее. На бумаге начинайте писать после слова «что», даже если ненужная фраза крутится в вашей голове.

Грамотней всего будет оформить записку по образцу заявления. Полностью должность, фамилию, а также инициалы руководителя необходимо указывать в верхнем правом углу листа в дательном падеже. Там же, немного ниже, указывается фамилия, должность, а также инициалы работника-автора записки в родительном падеже. Точку в конце ставить не нужно. И еще немного ниже в самом центре пишутся слова «объяснительная записка». С большой или маленькой буквы – неважно, оба варианта правильные. Правда, вариант с маленькой буквой считается сейчас устаревшим. Текст объяснения пишется с красной строки. В самом конце ставится подпись и дата составления записки.

Начальнику отдела продаж ЗАО «Красный мир»
Кирейцеву К.Н.
от менеджера по продажам
И.К. Богданова

21.03.2015 я опоздал на работу на 15 минут, так как попал в пробку на ул. Первомайская. Позвонить и предупредить, о том, что опоздаю, не смог, так как мой мобильный телефон разрядился.

И.К. Левицкий
21.03.2015

Объяснение, которое пишется относительно производственной ситуации

Для такого вида записок лучше всего самостоятельно разработать бланк, который подобен бланкам докладных и служебных записок. Отличаться они будут только названием, а все остальные реквизиты, такие, как название компании, тема, адресат, номер и дата, остаются прежними.

К тексту объяснительной предъявляются те же требования, что и к тексту делового письма: (официально-деловой стиль речи, четкость и краткость, а также перечисленные в правильном порядке приложения).

№58-ОЗ от 17.05.2015

Кому: Генеральному директору ООО «Стандарт-Свелар» И.М. Альпериному

От кого: от начальника отдела маркетинга Д.К. Шулятицкого

Тема: повреждение конструкции для размещения рекламы

16.05.2015 неизвестным лицом была повреждена конструкция для размещения рекламы ООО «Свелар-Стандарт», установленная на ул. Юных Ленинцев. Обращение в полицию было совершено в тот же день. Прошу рассмотреть возможность установки на рекламные конструкции антивандальной защиты.

Начальник отдела маркетинга Шулятицкий Д.К. Шулятицкий

Регистрация объяснительных записок

Объяснительные записки, как и все документы организации, регистрируются. Это можно делать в журнале учета внутренних документов или в отдельной учетной форме. Все зависит от количества объяснительных в компании. Обычно объяснения регистрируются вместе с докладными и служебными записками, потому что все они представляют собой частные случаи внутрикорпоративной переписки. Для удобства объяснительным может быть присвоен буквенный индекс –ОЗ.

Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 5

Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях

Служебная и докладная записки

Рассмотрим возможные ошибки, которые допускают в служебной (см. пример 1) и докладной записках (см. пример 2).

Служба ДОУ Финансовому директору

ООО «Флагман» А.В. Королеву

6 марта 2006 г. N 37

О выдаче денежных средств

В связи с проведением празднования международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей, которые пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда.

Секретарь Семенова И.П. Семенова

В примере 1 обращают на себя внимание две ошибки.

Первая — это неоправданное употребление оборота «двадцать тысяч рублей, которые пойдут. «. Фраза «деньги пойдут на что-либо» больше свойственна разговорной речи и нежелательна в тексте документа. Поэтому нужно следить, чтобы в документы не «закрались» слова разговорной речи, и, наоборот, чтобы наша повседневная речь не изобиловала документальными штампами.

Вторая ошибка записки — несогласованность в построении словосочетаний «пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда». Правильно данная мысль звучала бы так, как это показано в продолжениях 1 — 2 примера 1. И, конечно, слово «Международный» в наименовании женского дня как праздника пишется с прописной буквы. Если название праздника пишется не полностью — 8 Марта — то название месяца следует писать с заглавной буквы. С учетом сделанных замечаний соответствующий фрагмент служебной записки может выглядеть так, как показано в продолжении 3 примера 1.

Продолжение 1 примера 1. Деньги будут использованы на приобретение подарков и на организацию обеда.

Продолжение 2 примера 1. Деньги будут использованы для приобретения подарков и для организации обеда.

Продолжение 3 примера 1. В связи с проведением празднования Международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей для приобретения подарков и проведения праздничного обеда.

Служба главного инженера Директору ЗАО «ВИКСАН»

21 марта 2006 г. N 39

О нарушении трудовой дисциплины

Сообщаю, что 20 марта 2006 г. сварщик А.С. Петрунин вышел на работу в нетрезвом состоянии. Во время перекура он сидел рядом с механиком В.П. Руденко, куртка которого была пропитана бензином. Когда А.С. Петрунин закурил, вследствие его неосторожных движений искры от папиросы попали на куртку В.П. Руденко, в результате чего она загорелась. Большая половина ее сгорела, в результате чего В.П. Руденко получил ожоги и был доставлен в больницу.

Инженер по технике безопасности Краснов И.П. Краснов

Проанализируем ошибки, допущенные в примере 2. В данной докладной записке имеют место две ошибки. Замена слова «куртка» на местоимение «она» в последнем предложении приводит к неясности, кто или что сгорело. Кроме того, «половина» не может быть «большей» или «меньшей», т.к. половины всегда равны, поэтому в данном случае оправданным является употребление слова «часть».

Особое внимание хотелось бы обратить на правильность составления заявлений, поскольку ошибки в данном документе встречаются наиболее часто. Рассмотрим образец заявления (пример 3).

Директору автобазы N 2

от водителя I класса

Прошу Вас освободить меня на время от работы на дальних рейсах в связи с необходимостью лечения в поликлинике. Медицинская справка прилагается.

20 марта 2006 г. Никифоров Л.Н. Никифоров

В данном случае имеют место и ошибки в оформлении заявления, и ошибки в его содержании. В заголовке заявления, а также разного рода записок и других документов не пишется предлог «от», т.е. заявление не от водителя, а водителя.

Ошибки же в содержании самого заявления следующие. Первое предложение документа оказалось очень громоздким из-за именных групп (словосочетаний с именами существительными или прилагательными), которые следуют одна за другой: «на время», «работа на дальних рейсах», «в связи с необходимостью», «лечения в поликлинике». У любого языка есть особенность — он стремится к экономии своих языковых средств, потому лингвисты и выдвигают требование: пишите и говорите проще. Ведь фразу «в связи с необходимостью лечения в поликлинике» вполне можно упростить. Для сравнения рассмотрим правильный образец данного заявления.

Продолжение 1 примера 3.

Директору автобазы N 2

водителя I класса

Прошу Вас временно освободить меня от работы на дальних рейсах в связи с лечением в поликлинике. Медицинская справка прилагается.

20 марта 2006 г. Никифоров Л.Н. Никифоров

Ошибки в фамилиях

Множество ошибок встречается и в склонении фамилий. В качестве образца рассмотрим фрагмент одной из доверенностей (см. пример 4).

Я, Лидия Анатольевна Шевчук, доверяю моему мужу Ивану Сергеевичу Шевчук получить мою зарплату за первую половину апреля 2006 г.

В данном случае фамилия «Шевчук», если она указывает на лицо мужского пола, склоняется, поэтому следует писать «Ивану Сергеевичу Шевчуку». То же касается и всех иноязычных фамилий (см. пример 5).

Елене Гринберг, но Анатолию Гринбергу

Если же фамилия заканчивается на «о» или «ич», то независимо от того, носит эту фамилию мужчина или женщина, она не склоняется (см. пример 6).

Оксане Короленко и Максиму Короленко

Светлане Вашкевич и Виктору Вашкевич

Обратите внимание на написание таких фамилий во множественном числе. Правильное написание продемонстрировано в примере 7, неправильное в примере 8.

konsulan.ru

Служебная записка. Образец написания

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Написание докладной записки

Если должность длинная, она может занимать больше одной строки.

2. Под «шапкой», обычно с отступлением нескольких строк, пишется название документа — докладная записка. Обычно это делается с маленькой буквы, в конце ставится точка. Допустим также вариант, когда оно набирается большими буквами, точка при этом не ставится.

В любом случае, размещать название нужно посередине строки (при наборе в текстовом редакторе — с помощью выравнивания по центру). 3. Ниже кратко излагается суть инцидента, послужившего поводом для написания докладной: кто именно из коллег, подчиненных или старших по должности, когда и при каких обстоятельствах, что именно совершил и почему эти действия автор докладной считает недопустимыми.

Ссылаться, аргументируя недопустимость поступка, можно не только на нормы действующего законодательства, но и на внутрикорпоративные правила, где уместно, апеллировать к вредным

Требования к оформлению деловой бумаги

Тексты определённого жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (по срокам исполнения): – личные документы(автобиография, анкета,

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ.

Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу. В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Отличный секретарь

Объяснительную, как и докладную, не стоит начинать со слов «довожу до вашего сведения», это будет лишнее.

На бумаге начинайте писать после слова «что», даже если ненужная фраза крутится в вашей голове.

Там же, немного ниже, указывается фамилия, должность, а также инициалы работника-автора записки в родительном падеже.

Точку в конце ставить не нужно.

И еще немного ниже в самом центре пишутся слова «объяснительная записка». С большой или маленькой буквы – неважно, оба варианта правильные. Правда, вариант с маленькой буквой считается сейчас устаревшим.

Текст объяснения пишется с красной строки. В самом конце ставится подпись и дата составления записки. Например: Начальнику отдела продаж ЗАО «Красный мир» Кирейцеву К.Н.

Пишется ли предлог от в шапке служебной записки письма

В любом случае, подпись составителя должна быть собственноручной. Содержание реквизитов Содержание Название поля ФИО лица и его должность, название структурного подразделения.(Если официальная бумага адресована должностному лицу, фамилию помещают после инициалов. Внимание Первое предложение документа оказалось очень громоздким из-за именных групп (словосочетаний с именами существительными или прилагательными), которые следуют одна за другой: «на время», «работа на дальних рейсах», «в связи с необходимостью», «лечения в поликлинике».

Служебная записка образец

Расположение реквизитов на докладной записке Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику. Пример объяснительной записки Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов.

Ее назначение — пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

Как составить служебную записку

Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д. Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть.

Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет.

Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции. Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях

Поэтому нужно следить, чтобы в документы не «закрались» слова разговорной речи, и, наоборот, чтобы наша повседневная речь не изобиловала документальными штампами.

Вторая ошибка записки — несогласованность в построении словосочетаний

«пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда»

. Правильно данная мысль звучала бы так, как это показано в продолжениях 1 — 2 примера 1.

И, конечно, слово «Международный» в наименовании женского дня как праздника пишется с прописной буквы. Если название праздника пишется не полностью — 8 Марта — то название месяца следует писать с заглавной буквы.

С учетом сделанных замечаний соответствующий фрагмент служебной записки может выглядеть так, как показано в продолжении 3 примера 1. Продолжение 1 примера 1. Деньги будут использованы на приобретение подарков и на организацию обеда.

Поиск ответа

Всего найдено: 43

Во втором предложении при перечислении корректно употреблять «не» или ни» ?

«Я не знаю ничего приятнее, чем клеить обои в своей собственной квартире. Не в съемной, не в служебной , не в маминой, — в своей. Ремонтная эйфория. Новоселовский катарсис.»