2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Порядок отметок в командировочном удостоверении

Как оформить командировочное удостоверение в 2015 году

Обязанность заполнять командировочные удостоверения была снята с работодателя в начале 2015 года, но при необходимости вы можете оформить этот документ. Как это сделать – расскажем в этой статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как оформить командировочное удостоверение;
  • какие даты поставить в командировочном удостоверении;
  • как вносить исправления в командировочное удостоверение;
  • какие отметки делать в командировочном удостоверении;
  • какая печать должна ставиться на командировочных удостоверениях.

Изменения, привнесенные в порядок направления работников в командировку, во многом на руку кадровику. Теперь не нужно оформлять командировочное удостоверение, а срок пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждают проездные билеты. Работник просто предоставляет их по возвращении в отдел кадров.

Основные изменения в оформлении командировочного удостоверения в 2015 году:

Командировочное удостоверение заполнять не обязательно.

Срок командировки определяют проездные билеты или служебная записка об использовании личного транспортного средства с кассовыми чеками, счетами, квитанциями, путевым листом.

Служебное задание составлять нет необходимости (ранее оформлялось работодателем).

Отчет работника о выполняемых в командировке обязанностях также не нужен (отчет о выполненной работе писал работник в течение первых рабочих дней после возвращения из командировки).

Исключены споры, связанные с неверным оформлением командировки в силу упразднения данных документов.

По мнению Минфина России, служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командировки. Поэтому для того, чтобы организация имела возможность без риска учесть расходы на возмещение затрат работника по использованию личного транспорта при исчислении налога на прибыль, необходимо составить первичный оправдательный документ в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Учитывая эту позицию, Минтруд России уже готовит проект новых изменений в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Принятое Правительством РФ постановление*, вступило в силу 8 января 2015 года. До этого дня сроки пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждались командировочным удостоверением.

Порядок оформления командировки до внесения изменений в законодательство:

1. Составляется служебное задание.

2. Служебное задание подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

3. Подписанное служебное задание передается в отдел кадров.

4. Отдел кадров издает приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а).

5. Выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10).

6. Вернувшись из командировки, работник составляет краткий отчет о проделанной в командировке работе.

7. Отчет о работе согласовывается с руководителем подразделения, в котором работает командированный сотрудник.

8. Работник сдает командировочное удостоверение и авансовый отчет в бухгалтерию.

Важные бланки при оформлении командировки**

Предлагаем вам ознакомиться с необходимыми для оформления командировки бланками.

При необходимости вы можете их скачать на свой компьютер.

Бланк путевого листа легкового автомобиля для оформления командировки

Форма №3

Этот документ понадобится, если работник едет в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле).

Даты в командировочном удостоверении

Разберемся: какие даты нужно ставить в документах? Командировка начинается в день отправки к месту ее прохождения с места постоянной работы. Подтверждением тому служит билет на самолет, поезд, автобус. Дата отправления до 24:00 – это текущий день. День приезда – это день прибытия работника на выбранном транспорте к месту постоянной работы. Продолжительность командировки – дни от ее отъезда до приезда работника обратно. Дорогу до аэропорта, железнодорожной станции, пристани также следует учитывать при оформлении командировочного удостоверения.

Отметки в командировочном удостоверении

Отметки в командировочном удостоверении ставит ответственное лицо принимающей стороны. Это отметки о прибытии и убытии командированного сотрудника с подписью и подтверждающей ее печатью принимающей стороны.

Отметим, что поскольку оформление командировочных удостоверений сейчас необязательно, у принимающей стороны нет обязанности проставления отметок в удостоверении, и она может отказаться ставить такие отметки.

Исправления в командировочном удостоверении

В том случае, если оформление командировочного удостоверения предусмотрено учетной политикой организации, оно является первичным учетным документом. Исправления в документ вносятся по правилам, определенным п.7 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете», а именно: исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Отметим, что печать не относится к обязательным реквизитам первичного учетного документа. Унифицированная форма № Т-10 также не обязывает проставлять печать организации при оформлении командировочного удостоверения. Поэтому печать на командировочных удостоверениях при их оформлении и исправлении можно не ставить.

Пример командировочного удостоверения

Ниже вы можете ознакомиться с примером заполнения бланка командировочного удостоверения и скачать образец на свой компьютер.

работников в служебные командировки» от 13 октября 2008 года № 749

Как правильно оформить командировку: рекомендации от Минтруда

Специалисты из Министерства труда и социальной защиты рассмотрели ряд вопросов о том, каким образом нужно оформить документы по командировке (письмо Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291). Чиновники рассказали, о сложных ситуациях с заполнением и проставлением отметок в бланке командировочного удостоверения, о заполнении табеля рабочего времени, высказались об оформлении однодневных командировок и т д. Ведущий эксперт «Бухгалтерии Онлайн» Елена Маврицкая изучила ответы чиновников и дополнила их собственными комментариями. В итоге получилась статья, которая в равной степени будет полезна и кадровикам, и бухгалтерам.

Бланк командировочного удостоверения

При направлении в служебную поездку работодатель обязан выписать командировочное удостоверение. Об этом говорится в пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение о командировках).

Существует унифицированная форма командировочного удостоверения № Т-10*. Но в этом бланке не учтены некоторые детали. В частности, в «шапке» предусмотрено только одно место назначения, тогда как на практике в рамках одной командировки работник может посетить сразу несколько организаций. Как быть в такой ситуации?

Из комментируемого письма можно сделать вывод, что допустимо разработать собственную форму командировочного удостоверения, удобную для компании. Например, добавить строки для второго, третьего и так далее мест назначения. Это стало возможно благодаря новому Федеральному закону от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который в общем случае разрешает отказаться от унифицированных бланков. Исключение составляют только те унифицированные формы, которые необходимо применять на основании иных законов (подробнее см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). Но к командировочному удостоверению это не относится, ведь ни один закон не предписывает использовать именно форму № Т-10.

Отметки в командировочном удостоверении

В бланке командировочного удостоверения есть поля для отметок о дате приезда в пункт назначения и о дате выезда. Эти отметки заверяются подписями должностных лиц и печатью организации, в которую ездил сотрудник. И именно эти отметки подтверждают, что человек действительно находился там, куда его направили, и служат основанием для списания расходов по командировке.

Однако возможность проставить отметки есть не всегда. Например, если работник посетил другой город, чтобы сделать закупки в магазине, то поставить печать и подпись попросту некому. Означает ли это, что факт командировки не подтвержден, и затраты списать нельзя?

Нет, отсутствие отметок на командировочном удостоверении не лишает работодателя права признать в налоговом учете расходы по командировке. Но для этого понадобятся другие документы. В их числе приказ (распоряжение) о направлении в командировку, служебное задание и отчет о его выполнении, проездные документы, а также гостиничные счета. Подобные выводы два года назад сделал Минфин России в письме от 16.08.11 № 03-03-06/3/7.

Теперь позицию финансового ведомства поддержали и специалисты из Минтруда. Они сослались на письмо Минфина № 03-03-06/3/7 и добавили, что приведенный в нем перечень документов нужно закрепить внутренним локальным актом организации.

Табель учета рабочего времени

Авторы комментируемого письма разъяснили, что следует указывать в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и № Т-13), если сотрудник находится в служебной поездке. Правила, предусмотренные для рабочих и выходных дней, отличаются друг от друга.

Рабочие дни, которые пришлись на время командировки, обозначаются кодом «К», либо его цифровым аналогом «06». Количество отработанных часов проставлять не нужно.

Если же во время командировки сотрудник выполнял служебные обязанности в день, когда по основному месту службы ему полагался выходной, в табеле надо поставить код «РВ», либо «03».

Нужно ли указывать количество часов, фактически отработанных в субботу, воскресенье или в праздник? По мнению специалистов из Минтруда — да, нужно, но только в ситуации, цитируем «…если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день». По всей видимости, логика здесь такая: начальство не может проконтролировать, сколько на самом деле отработал человек, который уехал в другой город. Поэтому в табеле следует поставить время, заранее оговоренное с руководителем. Если же командированный сотрудник работал в выходной день по собственной инициативе, работодатель вправе оставить это без внимания (и, как следствие, без оплаты).

Напомним, что оплачивать выходные и праздничные дни, отработанные в период командировки, надо не по среднему заработку, а исходя из действующего оклада или тарифа. Другими словами, зарплату за такие дни надо рассчитать точно так же, как если бы работник находился не в командировке, а в стенах родного предприятия.

При этом согласно статье 153 ТК РФ либо оплата за выходной день должна быть как минимум в двойном размере, либо по желанию работника ему необходимо предоставить дополнительный выходной день (подробнее об этом читайте в статье «Командировочные расходы: оплата труда во время командировки»).

Размер командировочных расходов

Специалисты из Минтруда ответили на вопрос, в каком размере работодатель обязан возместить командировочные расходы работника. Так, бюджетные учреждения должны уложиться в суммы, установленные пунктом 1 постановления Правительства РФ от 02.10.02 № 729. Что касается коммерческих организаций, то для них нижние и верхние пределы не ограничены ничем, кроме собственных локальных нормативных актов. Иначе говоря, ни в Трудовом кодексе, ни в Положении о командировках никаких лимитов не установлено.

Свобода действия, предоставленная коммерческим структурам, позволяет им не только назначить любую величину командировочных расходов, но и установить дифференцированные суммы для разных категорий работников. Например, суточные директора могут быть выше, чем суточные простого менеджера.

Добавим, что от НДФЛ освобождаются только суточные в пределах 700 рублей в день для внутрироссийских, и 2 500 рублей в день для зарубежных командировок. Причем данные лимиты одинаковы для всех работников независимо от их должности.

Однодневные командировки

Один из пунктов комментируемого письма посвящен весьма спорному моменту, а именно — однодневным командировкам. Споры возникают, потому что действующим трудовым законодательством порядок оформления таких командировок не урегулирован. В частности, нет полной ясности относительно того, нужно ли выписывать командировочное удостоверение. Специалисты Минтруда отвечают отрицательно и приводят три аргумента.

Первый аргумент — пункт 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62. В нем прямо говорится: командировочное удостоверение можно не оформлять, если работник должен вернуться в тот же день, когда уехал. И хотя данная инструкция составлена более четверти века назад, положение об однодневных командировках до сих пор применяется.

Второй аргумент — письмо Минфина России от 26.05.08 № 03-03-06/2/60. В нем сказано, что расходы на командировку длительностью более одного дня подтверждаются командировочным удостоверением. Отсюда, по мнению специалистов Минтруда, следует вывод, что затраты на однодневную поездку можно подтвердить и без удостоверения.

Третий аргумент — это ссылка на пункт 7 Положения о командировках, согласно которому удостоверение выписывается с целью наглядно продемонстрировать срок пребывания в командировке. Но при поездках длинною в один день для подтверждения срока достаточно проездных документов с датой поездки и отчета по командировке.

В последнее время к теме однодневных командировок обращались также чиновники финансового ведомства и судьи.

Высший арбитражный суд пришел к следующему выводу: служебные поездки длинною в один день командировками не являются, поэтому суточные тут не положены. Но организация может заменить их компенсацией «иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя». Это предусмотрено статьей 168 ТК РФ. Причем «иные расходы», в отличие от суточных, в полном объеме освобождаются от НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.12 № 4357/12), а также от пенсионных взносов (постановление ФАС Поволжского округа от 22.01.13 № А65-27465/2011).

В свою очередь Минфин России в письме от 01.03.13 № 03-04-07/6189 уточнил: освобождаются не любые «иные расходы», а только те, что подтверждены документально. Если же сотрудник не смог предоставить никаких бумаг, то к «иным расходам» нужно отнестись так же, как к суточным. Это значит, что освободить от НДФЛ можно только выплаты в пределах 700 руб. (для зарубежных командировок — 2 500 руб.), а все сверхлимитные суммы включить в налоговую базу.

Производственная травма во время командировки

Если во время служебной поездки работник получил производственную травму, или с ним произошел несчастный случай, необходимо провести расследование (ст. 227 ТК РФ). При этом нужно руководствоваться положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.10.02 № 73**. В нем говорится, что для расследования надо создать комиссию. Ее состав зависит от того, под чьим руководством и контролем трудился командированный сотрудник.

Если пострадавший работник получал задания от «принимающей стороны», то именно она обязана сформировать комиссию. Правда, в состав комиссии полагается включить и представителя «направившей стороны». Но в случае его опоздания расследование не отменяется и даже не откладывается на более позднее время.

Если командированный сотрудник выполнял задания собственного работодателя, то комиссию создает этот работодатель. Но поскольку травма получена на чужой территории, в состав комиссии можно включить представителя организации-«хозяина» (не важно, собственник он или арендатор). Если командированный работник находился не просто «в гостях», а трудился на заранее выделенном для него участке чужой организации, то включение в комиссию «хозяина» становится строго обязательным.

После завершения расследования комиссия должна составить акт и, если случай признан страховым, один экземпляр направить в Фонд социального страхования.

* Все унифицированные формы, которые упоминаются в данной статье, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

** Полное название документа: постановление Правительства РФ от 24.10.02 № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях».

От редакции

На нашем сайте вы можете не только читать статьи, но и подписаться на аудиосеминары наших экспертов: ведущего эксперта «Бухгалтерии Онлайн» Елены Маврицкой; главного налогового эксперта форума «Бухгалтерия Онлайн» Александра Погребса, а также менеджера разработки программы «Контур-Зарплата» и консультанта портала «Бухгалтерия Онлайн» Вячеслава Шинкарева.

Стоимость подписки — 300 рублей. За эту сумму подписчик получает доступ на три месяца ко всем записанным и выложенным аудиосеминарам. Это не менее нескольких десятков лекций. Новые аудиосеминары выкладываются каждую неделю. Кроме того, по понедельникам размещается аудиообзор новостей для бухгалтера за минувшую неделю.

Оплатить доступ можно с помощью банковской карты через систему мгновенных платежей ASSIST или по квитанции Сбербанка.

Командировочное удостоверение. Бланк и образец заполнения формы Т-10

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Часть 1

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Ошибки в командировочном удостоверении

Начнем с того, что унифицированная форма командировочного удостоверения № Т-10 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Командировочное удостоверение подтверждает время пребывания работника в служебной поездке. Оно определяется по дате приезда в командировку и дате выезда из нее.

В каждом из таких пунктов назначения должностные лица принимающей организации (например, работник отдела кадров) делают в командировочном удостоверении соответствующие отметки. Они должны быть заверены подписью должностного лица и печатью организации. Такой порядок определен пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Напомним, что оно утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Отсутствие командировочного удостоверения, а также отметок в нем не позволит организации доказать обоснованность произведенных в связи с командировкой расходов (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 7 мая 2009 г. № А29-800/2009). При служебной поездке за рубеж командировочное удостоверение не оформляется. Исключением являются командировки в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что в документах для въезда и выезда (загранпаспортах) пограничные органы не делают отметки о пересечении границы (п. 15 Положения о командировках). Также командировочное удостоверение не оформляется при однодневных командировках.

В командировочном удостоверении указывается наименование организации в соответствии с ее учредительными документами. Также в него вносятся фамилия, имя и отчество командированного работника, его должность, наименование структурного подразделения, в котором он трудится.

Также в командировочном удостоверении должно быть указано место назначения – страна, город, организация, например: Россия, г. Орел, ОАО «Турфирма “Орел”».

Необходимо также отразить цель командировки (в соответствии со служебным заданием), количество дней командировки (не считая времени нахождения в пути), указать даты ее начала и окончания.

В письме Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 приведен перечень документов, которые необходимо оформить в случае, если в командировочном удостоверении невозможно проставить отметки о дате прибытия (выезда) работника.

Итак, если отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены по объективным причинам (например, при проведении переговоров с физическими лицами, не имеющими печати), то факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден иными документами, а именно:

– приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

– служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

– проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

– счетом гостиницы, подтверждающим период проживания работника в месте командирования.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В случае если в командировочном удостоверении неверно указана дата выбытия или прибытия работника, может возникнуть вопрос о правильности исчисления суточных и компенсации специалисту среднего заработка за период нахождения в поездке.

>|В целях исчисления НДФЛ суточные принимаются по нормам (700 руб. в день – при командировках по России и 2500 руб. – при загранкомандировках).|

Прямой запрет на внесение исправлений законодательство содержит только в отношении кассовых и банковских документов. Поэтому ошибка в командировочном удостоверении работника может быть исправлена.

Порядок внесения исправлений в первичные документы и учетные регистры описан в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105.

Неправильный текст должен быть зачеркнут одной чертой, над ним надписывается исправленный текст.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, заверивших документ, а также должна быть указана дата исправления.

Например, если допущена ошибка в дате, можно внести исправления следующим образом: зачеркнуть неправильную дату, внести дату, соответствующую действительности, после чего проставить отметку «исправлено» и заверить изменение печатью организации.

Командировочное удостоверение: необходимость и порядок оформления. Образец. Регистрация и срок хранения удостоверения.

Постоянно оформляя и подписывая ворох бумаг в рамках трудовых правоотношений с нанимателем, да и в других сферах личной и трудовой жизни, каждый из нас давно вынес для себя вывод о бесполезности и формальности большинства из них. Тем не менее все эти бумаги обязательны — этого требует законодательство в целях «подстраховки» от тех или иных непредвиденных неприятных ситуаций. Существуют, однако, и необязательные документы, которые напротив, имеют гораздо более глубокий смысл. Среди них — командировочное удостоверение.

Место командировочного удостоверения в процедуре командирования

Командирование сотрудника подразумевает оформление сразу нескольких документов

Командирование — достаточно сложный и относительно длительный процесс, который состоит не только из оформления документов, но и предварительной проверки возможности направления работника в поездку, получения его согласия при необходимости, выплаты аванса денежных средств на дорогу и пр. Каждый из этих процедурных моментов — обязательное требование трудового законодательства, прямо предусмотренное целым рядом норм (Главой 24 ТК и Положением о командировании №749 от 13.10.2008 г.).

Командировкой в соответствии с ТК считается поездка сотрудника в населённый пункт, отличный от того, где в соответствии с трудовым соглашением находится место его труда, по указанию нанимателя для выполнения связанных с должностными функциями заданий. Правовым основанием для командирования является изданный нанимателем распорядительный документ — приказ.

Процесс документального оформления командирования ни одним из отмеченных законодательных актов чётко не регламентирован. Не содержится в них и прямого требования об оформлении командировочного удостоверения, так же как и служебного задания, отчёта о его выполнении и пр. Все эти момент отнесены на усмотрение нанимателя, который в соответствии со ст. 22 ТК вправе отразить чёткий порядок и условия процедуры в собственных локальных НПА (к примеру, создать положение о командировании).

Для чего всё же нужно командировочное удостоверение

Командировка — хоть и не обязательный документ, но его практическое значение достаточно велико

Несмотря на то что командировочное удостоверение незаслуженно «обесценено» законодателем, этот документ имеет сразу несколько практически важных аспектов:

  1. Подтверждение личности командированного, уточнение пункта назначения и цели поездки для контрагентов в месте командирования. Другими словами, приехав по месту назначения, работник предъявляет рассматриваемый документ, а принимающая сторона тем самым получает подтверждение цели его визита.
  2. Подтверждение факта поездки для отправившей сотрудника стороны. На основании одного лишь приказа и отсутствия работника на месте в день командировки сложно судить о том, действительно ли он посетил пункт назначения, ведь в некоторых случаях задание можно выполнить и дистанционно. Командировочное удостоверение же содержит отметки о прибытии и выбытии, заверенные подписью и печатью принимающей стороны.
  3. В пути к месту назначения и обратно работник может предъявить командировочное удостоверение представителю любого госоргана или предприятия, чем подтвердит факт своего служебного путешествия, его маршрут и цель.

Следует помнить, что командировочное удостоверение может служить подтверждающим документом и вообще действительно только при предъявлении паспорта или другого подтверждающего личность документа.

Какие моменты должны быть учтены в положении о командировании, как в локальном НПА организации

Для того чтобы в компании существовал чёткий механизм командирования, максимально продуманный и адаптированный к производственным реалиям, рекомендуется разработать и утвердить локальное положение в служебные поездки. Этот документ может предусматривать множество аспектов, подробно регламентировать все этапы командирования, а применительно к командировочному документу:

  • закреплять его форму;
  • устанавливать отделы и должности, ответственные за подготовку документа, проставление отметок о прибытии и выбытии;
  • содержать правила ведения журнала регистрации удостоверений;
  • определять должности, уполномоченные подписывать документ;
  • устанавливать порядок проплаты расходов по командировке;
  • регламентировать порядок и сроки хранения документа.

Как правило, за оформление документов в организации отвечает кадровик. Подписывает командировочные удостоверения руководитель организации.

Оформление командировочного удостоверения

Положением Госкомстата №1 от 05.01.2004г. утверждена две унифицированная форма для командировочного удостоверения — Т-10.

Унифицированная форма командировочного удостоверения утверждена Госкомстатом

С 2013 года эта форма не является обязательной к применению — каждый наниматель вправе разработать собственную, более удобную для применения.

Общие правила заполнения и обращения командировочного удостоверения в организации таковы:

  1. Удостоверение заполняется и подписывается у руководителя работником, на которого возложены функции по оформлению командирования, после издания приказа о командировании.
  2. На подпись руководителя, как правило, проставляется круглая печать организации (условие зависит от избранной формы удостоверения, порядка, установленного локальным НПА о командировках).
  3. Удостоверение может быть зарегистрировано в специальном журнале регистрации подобных документов, если таковой ведётся на предприятии.
  4. Перед выдачей удостоверения работнику ответственное лицо проставляет отметку о выбытии, заверяя её собственной подписью и печатью структурного подразделения (если таковая имеется).
  5. Удостоверение выдаётся командированному сотруднику под роспись в журнале регистрации.
  6. Работник по прибытии в пункт назначения и при убытии из него обращается к ответственному лицу принимающей организации за проставлением аналогичных отметок в удостоверении.
  7. Прибыв в командировавшую его организацию, сотрудник вновь приходит к выдавшему удостоверение лицу, которое проставляет финальную отметку.
  8. Форма удостоверения может предусматривать подпись начальника структурного подразделения, в котором работает командированный работник, который должен оценить, выполнено ли служебное задание.
  9. Командированный сдаёт удостоверение в бухгалтерию для начисления выплат.

Журнал регистрации командировок оформляется в произвольной форме

Оплаченные командировочные удостоверения хранятся среди первичных учётных документов бухгалтерии в соответствии с установленными правилами их хранения, сдачи в архив и уничтожения. Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 срок хранения командировочного удостоверения в организации составляет 5 лет.

Правила заполнения формы Т-10

Бланк формы Т-10 может быть заполнен как от руки, так и напечатан при помощи компьютерной техники. Однако важно помнить о том, что заполняется он исключительно на основании соответствующего приказа — именно оттуда берутся все данные.

Все данные для командировочного удостоверения содержит приказ о командировании

Если сведения о цели поездки (пункте назначения, дате поездки), обозначенные в удостоверении, не соответствуют указанным в приказе, такая командировка не может быть оплачена бухгалтерией.

Заполнению подлежат следующие графы лицевой стороны бланка Т-10:

  • название компании — можно указать как полное, так и сокращённое, однако, оно должно полностью соответствовать наименованию, определённому уставными документами;
  • номер регистрации удостоверения и дата его оформления — в соответствии с журналом регистрации командировок;
  • табельный номер сотрудника — в соответствии с данными бухгалтерского учёта;
  • Ф. И. О. командированного — полностью, без сокращений;
  • название структурного подразделения, в котором трудится командированный;
  • наименование его должности;
  • пункт назначения — наименование компании, её адрес;
  • цель командирования — указывается в точном соответствии с приказом;
  • дата начала и окончания командировки (временные границ указываются без учёта времени нахождения в пути);
  • реквизиты подтверждающего личность документа (паспорта, служебного удостоверения и пр.);
  • подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица, печать компании.

На лицевой стороне удостоверения проставляется подпись руководителя организации, ставится печать

Оборотная сторона бланка представляет собой отметки о выбытии и прибытии. Каждая отметка включает в себя:

  • наименование населённого пункта (ничего другого здесь указывать не надо);
  • дату;
  • должность, Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного отмечать командировочные удостоверения в том или ином пункте назначения.

В отметке о прибытии/выбытии достаточно указать лишь населённый пункт — точный адрес не обязателен

На каждой отметке проставляется печать структурного подразделения или организации. Отметки заполняются в хронологическом порядке слева направо сверху вниз.

Правила изменения и отмены командировочного удостоверения

Так как командировочное удостоверение выписывается на основании приказа, то и все изменения прежде всего должны быть внесены в приказ. Далее, в зависимости от ситуации, может быть либо выписано новое удостоверение, либо исправлено старое.

Изменения в приказ о командировании могут быть внесены другим, новым приказом, где будет указано, какие слова следует читать по-новому.

Исправления в удостоверение вносятся путём зачёркивания неверных сведений и дописывания новых с обязательным совершением «заверительной» надписи – «Исправленному с … на … верить». Надпись заверяется подписью должностного лица и печатью организации.

Отменить командировку можно только издав специальный приказ. Оформленное же удостоверение подлежит уничтожению.

Приказ об отмене командировки составляется в произвольной форме

Видео — документальное оформление командировки

Командировочное удостоверение — не обязательный, однако, очень важный документ. Прежде всего, его наличие позволяет подтвердить факт поездки, если она имела место в действительности. Однако, есть у него и несколько дополнительных функций. Для удобства нанимателей законодатель допускает разработку собственного бланка удостоверения, не предъявляя к нему никаких особенных требований. Наилучший же вариант организации командирования в компании — утверждение собственного локального НПА для регулирования этой области трудовых правоотношений.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector