Обязанности офисного менеджера по подбору персонала

Должностные обязанности офис-менеджера для резюме

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер — это фактический руководитель канцелярии и координатор всех офисных служб. Подчиняется непосредственно руководству фирмы и организует деятельность офиса по всем направлениям. Работа эта чрезвычайно разнообразная и касается как делопроизводства, так и хозяйственного, бытового обеспечения жизнедеятельности компании. Вполне логично, что опыт работы по этой специальности достоин подробного описания в резюме. Кратко обязанности офис-менеджера для резюме допустимо сформулировать так:

• делопроизводство;
• выполнение поручений руководителя;
• осуществление контроля за порядком и дисциплиной в офисе;
• обеспечение канцелярией, хозяйственными товарами;
• работа с письмами, регистрация корреспонденции, учет, подготовка документации;
• работа со звонками.

Приказ Минтруда России от 02.02.2018 № 49н Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвердил требования для офис-менеджеров:

1. Группа занятий — административный и иной исполнительный среднетехнический персонал.
2. Вид деятельности — административно-хозяйственная комплексная по обеспечению деятельности организации и по организации конференций и выставок.
3. Требования к образованию и обучению — среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности).
4. Обобщенная трудовая функция — организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий, обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.

Профстандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику, в том числе, что конкретно необходимо смотреть в резюме кандидата на трудоустройство.

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция — это документ, в котором содержится несколько разделов, таких как перечень обязанностей, прав, ответственность сотрудников. Документ внимательно изучается сотрудником и подписывается. Перечень того, что входит в должностные обязанности офис-менеджера, для резюме тоже подходит:

• обеспечение документооборота компании;
• подготовка совещаний, заседаний, конференций;
• оформление приказов и доведение их до сведения работников;
• координация и контроль служб, находящихся в подчинении — водители, уборщики, повара, курьеры и т. п.

Общие положения

Обычно на должность офис-менеджера назначаются лица, имеющие средне-специальное или высшее образование, опыт работы не менее одного года, наличие специальных курсов по профилю, знание ПК (Word, Exсel), знание 1С, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие печатать с высокой скоростью. Обязанности для резюме руководителя офиса определяются такими личными качествами:

• исполнительность и ответственность;
• грамотность и аккуратность;
• стрессоустойчивость и инициативность;
• трудолюбие и коммуникабельность;
• позитивность и честность;
• выносливость и усидчивость;
• дисциплинированность, организованность.

Функции

Функциональные обязанности офис-менеджера для резюме сводятся:

• к организации деятельности канцелярии;
• работе с персоналом в части документационного взаимодействия;
• планированию мероприятий администрации, совещаний руководителей, приемов посетителей.

Обязанности

Основные обязанности офис-менеджера задокументированы в должностной инструкции. В разных организациях, в зависимости от того, насколько крупное предприятие, требования различаются. В обязанности офис-менеджера (секретаря) для резюме имеет смысл включить следующий перечень:

• встречать посетителей офиса, отвечать на звонки, сортировать корреспонденцию по приоритету;
• снабжать сотрудников всем необходимым для их профессиональной деятельности;
• вести учет расходов на нужды канцелярии;
• сортировать документацию и распределять по отделам на предприятии;
• организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
• сообщать начальству немедленно о любых проблемах и форс-мажорных обстоятельствах.

Если компания большая, одному менеджеру не справиться с административно-хозяйственным обеспечением работы офиса. Часто возникают вакансии помощника. Эта позиция годится для начинающих и людей без опыта профессиональной деятельности. Кратко обязанности помощника офис менеджера для резюме самые простые:

• вовремя разбирать, сортировать и передавать почту адресатам в офисе;
• следить за наличием канцелярии в офисе; когда заканчивается, вовремя заказывать;
• координация службы доставки и курьеров;
• контроль за состоянием уборки офиса и пр.

Образец обязанностей офис-менеджера для резюме

Права

Общие обязанности офис-менеджера закреплены в Трудовом кодексе РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019). Менеджер обеспечивается правами и гарантиями, которые прописываются в должностной инструкции. В резюме такого специального раздела не существует, но кандидату необходимо понимать, что в зависимости от рода деятельности предприятия, его права могут отличаться. В общем руководитель административно-хозяйственной службы наделяется правами:

• вносить предложения по улучшению своей деятельности и представлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
• требовать соблюдения своих прав, обозначенных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для своего функционирования;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения своих профессиональных функций.

Ответственность

Каждый менеджер обязан выполнять свою работу надлежащим образом, поэтому в должностной инструкции и трудовом договоре закреплены не только обязанности офис-менеджера, но и ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Работник отвечает за:

• нанесение материального ущерба фирме;
• сохранение конфиденциальности;
• невыполнение трудового распорядка, дисциплины, техники и противопожарной безопасности;
• грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
• действия вне своей компетенции.

Менеджер по подбору персонала / рекрутер

В советское время прерогатива поиска и подбора персонала принадлежала кадровым службам предприятий и организаций. В современной России работодатели, испытывающие дефицит кадров, нередко обращаются к услугам рекрутерам из кадровых агентств. Подбор персонала, носивший в недавнем прошлом скорее формальный характер, постепенно признается если не искусством, то уж точно отдельной профессиональной областью. Должностные обязанности, зона ответственности и требования к менеджерам по подбору персонала в кадровых службах компаний и рекрутерам кадровых агентств практически идентичны с той лишь разницей, что первые трудятся на одного работодателя, а вторые — на разных заказчиков. Итак, в компетенцию специалистов в сфере рекрутинга входит согласование перечня требований к кандидату, составление текста вакансии и размещение его в СМИ и интернет, активный поиск соискателей. Рекрутеры и менеджеры по подбору персонала проводят интервью и собеседования с кандидатами, оценивают их личностные и профессиональные качества, организуют встречи работодателя с претендентами, успешно прошедшими отбор. После успешного закрытия вакансии, работу рекрутера из кадрового агентства можно считать завершенной, менеджерам по персоналу кадровых служб предприятий еще предстоит курировать процесс оформления и адаптации вновь принятых сотрудников. Им также нередко вменяются обязанности по разработке систем мотивации и оценки персонала.

Средняя зарплата менеджеров по подбору персонала и рекрутеров в Москве составляет 35000 руб. В Санкт-Петербурге данные специалисты зарабатывают около 27000 руб. ежемесячно, в Самаре — 17000 руб., в Уфе — 18000 руб. Данные по другим городам представлены ниже (см. таблицы).

Пробовать силы в качестве менеджера по персоналу в кадровых службах различных предприятий и организаций либо рекрутером в кадровом агентстве могут выпускники средних специальных и высших учебных заведений, а также соискатели с неполным высшим образованием. Кандидатам необходимо иметь минимальный стаж работы в сфере поиска и подбора персонала, хорошие коммуникативные навыки, опыт работы с большими объемами информации и уверенно владеть компьютером. Начинающие специалисты в сфере рекрутинга в столице могут рассчитывать на зарплату от 20000 до 30000 руб., в городе на Неве — от 16000 до 25000 руб., в Самаре и Уфе — от 10000 до 15000 руб.

Вход в следующий зарплатный диапазон открыт менеджерам по персоналу и рекрутерам с трудовым стажем более 2 лет, имеющим успешный опыт ведения и закрытия вакансий. Работодатели заинтересованы в специалистах с законченным высшим образованием, желательно в сфере психологии, педагогики или HR-менеджмента. Соискатели должны демонстрировать знание этапов и технологий поиска, методик профессиональной и личностной оценки кандидатов, также важны навыки ведения большого количества вакансий одновременно. Некоторые вакансии содержат пожелания к наличию у претендентов опыта подбора персонала в определенной сфере. Специалисты, соответствующие указанным требованиям, в Москве зарабатывают до 40000 руб., в северной столице — до 33000 руб., в Самаре и Уфе — до 20000 руб.

На максимальный доход могут претендовать рекрутеры и менеджеры по подбору персонала с опытом работы более 3 лет, изучившие российский рынок труда и специфику подбора топ-менеджеров. Профессионалам в области рекрутинга также пригодится свободное владение английским языком. Наиболее высокие зарплатные предложения для менеджеров по подбору персонала и рекрутеров в Москве достигают 80000 руб., в Санкт-Петербурге — 65000 руб., в Самаре и Уфе — 40000 руб.

Согласно исследованию рынка труда, большинство специалистов в сфере рекрутинга — молодые женщины с высшим образованием. Менеджеры по подбору персонала и рекрутеры в возрасте до 30 лет составляют 70% от общего числа соискателй этих должностей. Мужчин в данной области HR-менеджмента занято всего 15%. Каждый пятый специалист свободно владеет английским языком. 79% менеджеров по подбору персонала и рекрутеров имеют высшее образование.

Регионы исследования: гг. Москва, Санкт-Петербург, Волгоград, Екатеринбург, Казань, Нижний Новгород, Новосибирск, Ростов-на-Дону, Омск, Самара, Уфа, Челябинск.
Время проведения исследования: сентябрь 2010 г.
Единица измерения: российский рубль.
Объект изучения: предложения работодателей и ожидания претендентов на позицию «Менеджер по подбору персонала / рекрутер».

Типичный функционал:
Рекрутер
— проведение переговоров с заказчиком, корректировка требований и портрета кандидата;
— размещение информации о вакансиях в СМИ и Интернет;
— активный поиск кандидатов, подходящих под требования заказчика;
— проведение собеседований;
— оценка профессиональных и личностных качеств кандидатов по сформированной системе оценки;
— организация встреч кандидатов с заказчиком;
— мониторинг и анализ рынка труда, участие в отраслевых мероприятиях, ярмарках вакансий;

Менеджер по подбору персонала
— согласование перечня требований к кандидату;
— подбор специалистов различного уровня;
— составление текста вакансий и размещение объявлений в СМИ и Интернет;
— проведение телефонных и личных интервью;
— оценка профессиональных и личностных качеств кандидатов по сформированной системе оценки;
— организация встреч кандидатов с руководством;
— сопровождение процесса оформления и адаптации для успешных кандидатов;
— участие в разработке систем мотивации, оценки персонала;
— мониторинг рынка труда.

Требования к позиции: тип занятости — полный рабочий день.

Уровень оплаты труда специалиста определяется благосостоянием компании, перечнем должностных обязанностей, опытом работы по специальности, уровнем развития профессиональных навыков.

Анализ информации по уровням оплаты труда специалиста:
(без учета бонусов, дополнительных льгот и компенсаций)

Должностная инструкция менеджера по подбору персонала

Менеджер по подбору персонала это своего рода внутренний рекрутер. Он исполняет практически те же обязанности, что и названный специалист, только в рамках предприятия. Должность менеджера по подбору персонала вводится на крупных предприятиях, которые планируют открытие новых участков производства (продаж, обслуживания), освоение новых рынков, диверсификацию деятельности или действия, вызывающие необходимость в привлечении новых кадров. Чаще всего такой работник принимается на предприятие на определенный срок (в течение которого планируется набор работников) или на выполнение определенной работы (полное удовлетворение нужд предприятия в кадрах).

ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПО ПОДБОРУ ПЕРСОНАЛА

1. Менеджер по подбору персонала относится к категории руководителей.

2. На должность менеджера по персоналу назначается лицо, имеющее

профессиональное образование, дополнительную подготовку в области менеджмента, опыт кадровой работы не менее

(1 года; 2 лет; 3 лет; др.)

3. Менеджер по подбору персонала должен знать:

3.1. Трудовое законодательство.

3.2. Основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса.

3.3. Конъюнктуру рынка труда, рабочей силы и образовательных услуг.

3.4. Информационные базы данных рынка труда.

3.5. Технологию поиска профессий и должностей с использованием информационных систем.

3.6. Методики профотбора и технику составления тестов на профпригодность.

3.7. Основы общей и специальной психологии, социологии и психологии труда.

3.8. Этику делового общения.

3.9. Методики проведения тестирования, собеседования.

3.10. Основы организации кадрового делопроизводства.

3.11. Способы решения организационно-управленческих и кадровых задач.

3.12. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.

3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.14. Правила и нормы охраны труда.

4. Назначение на должность менеджера по подбору персонала и освобождение от должности производится руководителем предприятия по представлению

(менеджера по персоналу; иного должностного лица)

5. Менеджер по подбору персонала подчиняется непосредственно

(менеджеру по персоналу; иному должностному лицу)

6. На время отсутствия менеджера по подбору персонала (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Менеджер по подбору персонала:

1. Определяет потребность предприятия в кадрах в связи с расширением и реконструкцией производства, освоением новых технологий производства (продаж, обслуживания), изменениями в маркетинговой и технической политике предприятия (вплоть до полного перепрофилирования и сокращения производства), внедрением новых систем организации труда, а также с учетом перспектив предприятия.

2. Изучает состояние рынка труда, уровень заработной платы, социальные программы на различных предприятиях для выработки концепции подбора персонала.

3. Разрабатывает карточки вакансий и свободных рабочих мест, в которых фиксируются следующие сведения: характер работы, квалификационные требования по должностям и профессиям, система и уровни оплаты труда, социальные гарантии, системы поощрения, преимущества для отдельных категорий персонала, иная информация.

4. Составляет план-график поиска работников, необходимых предприятию.

5. Определяет источники поиска кадров; осуществляет поиск работников по информационным базам данных, с помощью рекламы в средствах массовой информации, в Интернете, посредством личных контактов; обращается с заявками в кадровые агентства, центры трудоустройства и занятости населения.

6. Знакомится с резюме соискателей; встречается с соискателями; проводит собеседование с лицами, подавшими заявление; организует профессиональное, психологическое анкетирование и тестирование соискателей; изучает деловые и профессиональные качества соискателей; проверяет рекомендации соискателей; изучает характеристики и информацию с прежних мест работы соискателей.

7. Оценивает результаты собеседований и тестирования соискателей, производит отбор соискателей, соответствующих требованиям предприятия.

8. Представляет кандидатов на вакантные должности (свободные рабочие места) руководителям структурных подразделений (в штат которых набираются работники) для проведения переговоров, ознакомления с условиями труда и рабочим местом, принятия руководителем структурного подразделения решения: о возможности приема кандидата, в качестве кого может быть принят нанимающийся, по какой квалификационной категории (разряду).

9. Организует оформление приема кандидата на работу; устанавливает продолжительность испытательного срока; отслеживает испытательный срок и по оценке руководителя структурного подразделения (лица, которое осуществляло координацию работы и надзор за качеством работы) принимает решение о переходе на постоянные отношения с работником или об увольнении работника как не выдержавшего испытание.

10. Способствует развитию карьеры соискателей, не прошедших отбор, а также работников, не выдержавших испытания, путем предложения им иных вакантных мест, внесения в резервный банк данных.

11. Обеспечивает создание и поддержание в актуальном состоянии базы данных вакансий и свободных рабочих мест (получение, введение, обработку, анализ, классификацию, оценку, сверку и хранение информации), координирует извлечение и использование информации из баз данных.

12. Осуществляет руководство подчиненными работниками.

Должностная инструкция менеджера по подбору персонала

I. Общие положения

1. Менеджер по подбору персонала относится к категории руководителей.
2. Менеджер по подбору персонала должен знать:
   1. 2.1. Трудовое законодательство.
   2. 2.2. Основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса.
   3. 2.3. Конъюнктуру рынка труда, рабочей силы и образовательных услуг.
   4. 2.4. Информационные базы данных рынка труда.
   5. 2.5. Технологию поиска профессий и должностей с использованием информационных систем.
   6. 2.6. Методики профотбора и технику составления тестов на профпригодность.
   7. 2.7. Основы общей и специальной психологии, социологии и психологии труда.
   8. 2.8. Этику делового общения.
   9. 2.9. Методики проведения тестирования, собеседования.
   10. 2.10. Основы организации кадрового делопроизводства.
   11. 2.11. Способы решения организационно-управленческих и кадровых задач.
   12. 2.12. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
   13. 2.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
   14. 2.14. Правила и нормы охраны труда.
3. Назначение на должность менеджера по подбору персонала и освобождение от должности производится руководителем предприятия по представлению
4. Менеджер по подбору персонала подчиняется непосредственно
5. На время отсутствия менеджера по подбору персонала (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Менеджер по подбору персонала:

1. Определяет потребность предприятия в кадрах в связи с расширением и реконструкцией производства, освоением новых технологий производства (продаж, обслуживания), изменениями в маркетинговой и технической политике предприятия (вплоть до полного перепрофилирования и сокращения производства), внедрением новых систем организации труда, а также с учетом перспектив предприятия.
2. Изучает состояние рынка труда, уровень заработной платы, социальные программы на различных предприятиях для выработки концепции подбора персонала.
3. Разрабатывает карточки вакансий и свободных рабочих мест, в которых фиксируются следующие сведения: характер работы, квалификационные требования по должностям и профессиям, система и уровни оплаты труда, социальные гарантии, системы поощрения, преимущества для отдельных категорий персонала, иная информация.
4. Составляет план-график поиска работников, необходимых предприятию.
5. Определяет источники поиска кадров; осуществляет поиск работников по информационным базам данных, с помощью рекламы в средствах массовой информации, в Интернете, посредством личных контактов; обращается с заявками в кадровые агентства, центры трудоустройства и занятости населения.
6. Знакомится с резюме соискателей; встречается с соискателями; проводит собеседование с лицами, подавшими заявление; организует профессиональное, психологическое анкетирование и тестирование соискателей; изучает деловые и профессиональные качества соискателей; проверяет рекомендации соискателей; изучает характеристики и информацию с прежних мест работы соискателей.
7. Оценивает результаты собеседований и тестирования соискателей, производит отбор соискателей, соответствующих требованиям предприятия.
8. Представляет кандидатов на вакантные должности (свободные рабочие места) руководителям структурных подразделений (в штат которых набираются работники) для проведения переговоров, ознакомления с условиями труда и рабочим местом, принятия руководителем структурного подразделения решения: о возможности приема кандидата, в качестве кого может быть принят нанимающийся, по какой квалификационной категории (разряду).
9. Организует оформление приема кандидата на работу; устанавливает продолжительность испытательного срока; отслеживает испытательный срок и по оценке руководителя структурного подразделения (лица, которое осуществляло координацию работы и надзор за качеством работы) принимает решение о переходе на постоянные отношения с работником или об увольнении работника как не выдержавшего испытание.
10. Способствует развитию карьеры соискателей, не прошедших отбор, а также работников, не выдержавших испытания, путем предложения им иных вакантных мест, внесения в резервный банк данных.
11. Обеспечивает создание и поддержание в актуальном состоянии базы данных вакансий и свободных рабочих мест (получение, введение, обработку, анализ, классификацию, оценку, сверку и хранение информации), координирует извлечение и использование информации из баз данных.
12. Осуществляет руководство подчиненными работниками.

III. Права

Менеджер по подбору персонала имеет право:

1. Действовать от имени предприятия, представлять его интересы во взаимоотношениях с кадровыми агентствами, центрами занятости и трудоустройства, иными организациями по вопросам подбора кадров.
2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Менеджер по подбору персонала несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Подводные камни профессии офис-менеджера

На рынке труда Украины работники проф. сферы «Административный персонал» востребованы всегда и везде. Работодатели активно ищут офис-менеджеров, секретарей, администраторов. Иногда нелегко сориентироваться в обилии предложений и правильно определить, какие навыки следует указать в своем резюме. Чтобы ответить на наиболее острые вопросы соискателей, проанализируем требования к претендентам на должность офис-менеджера.

Кто такой офис-менеджер?

Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.

Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Слово «менеджер» в переводе с английского означает управляющий. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса. В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями. Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев. Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.

Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу.

Что делает офис-менеджер?

Чем лучше работает этот сотрудник, тем меньше проблем с функционированием офиса. Поэтому если офис-менеджер со всем справляется на ура, то его присутствие практически незаметно. А вот если случаются проколы… Даже самый терпеливый сотрудник офиса не устоит, чтобы не посетовать на нерадивую «хозяйку».

Конкретные рабочие обязанности офис-менеджера зависят от величины компании. Модель управления, направление деятельности предприятия, способ ведения документооборота — все это накладывает отпечаток на должностную инструкцию.

Рассматривая вакансии, обратите внимание: на небольших предприятиях деятельность офис-менеджера имеет свою специфику. Управленческие полномочия часто более ограниченны. Возможно, одновременно сотруднику придется выполнять функции других специалистов. Например, вести делопроизводство, первичную бухгалтерию, заниматься поиском сотрудников и т.п.

Рабочие задачи:

В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы. Успешному соискателю должны быть по плечу задачи:

• упорядочение работы офиса в целом;
• работа с персоналом офиса (администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами);
• организация совещаний и брифингов;
• планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса.

В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как:

• организация структуры офиса;
• организация делопроизводства;
• распределение документации по отделам;
• организация приёма и рассылки деловой корреспонденции.

В сфере хозяйственного обеспечения придется заниматься рядом орг. вопросов, например, взять на себя:

• организацию закупки материалов и техники;
• обеспечение всем необходимым работников офиса;
• работу по установке оборудования и обеспечение его технического обслуживания;
• хранение ценностей.

В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет:

• ревизию, инвентаризацию материальных ценностей;
• аттестацию сотрудников;
• контроль состояния офисного оборудования и средств коммуникации.

В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.

Кто может претендовать на должность?

Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.

Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.

Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.

Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.

И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.

И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.