Может ли представительство иметь штатное расписание

Особенности кадрового учета в представительствах и филиалах иностранных юридических лиц

В данной статье мы бы хотели напомнить кадровым работникам о том, какие документы необходимо иметь организации при оформлении иностранных сотрудников на территории РФ.

Все документы кадрового делопроизводства можно разделить на две группы. Первую составляют кадровые документы, обязательные для ведения (таблица №1). Их наличие в филиалах и представительствах обязательно, а отсутствие является нарушением трудового законодательства, которое влечет наложение штрафа со стороны трудовой инспекции. Рассмотрим подробнее основные документы данной группы.

1. Обязательные кадровые документы

К обязательным документам, прежде всего, относится штатное расписание. Возможны следующие варианты утверждения данного документа:

непосредственно руководителем головной организации;
главой представительства или директором филиала самостоятельно (при указании соответствующего права в доверенности);
главой представительства или директором филиала по согласованию с руководителем головной организации (если такие требования содержатся в доверенности).

Не менее важным документом являются правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Их трудовой инспектор требует в первую очередь, приходя в организацию с проверкой.

К рассматриваемой группе кадровых документов относится также трудовой договор и приказ о приеме на работу. Как и в случае со штатным расписанием и ПВТР, вопрос о правомочиях по изданию подобного приказа решается с учетом условий доверенности, выданной главе представительства или директору филиала. Приказ отдается работнику на ознакомление под роспись. С данным документом также в обязательном порядке знакомятся и кадровая служба, и бухгалтерия.

В представительствах и филиалах иностранных компаний на всех сотрудников (как на российских, так и на иностранных граждан и лиц без гражданства), работающих более пяти дней, заводятся трудовые книжки.

Важным документом в сфере кадрового делопроизводства является договор о материальной ответственности. Существует перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми в обязательном порядке заключаются договоры о материальной ответственности. Правило о необходимости заключения таких договоров в полной мере распространяется на работников представительств и филиалов иностранных компаний.

К обязательным для ведения кадровым документам относится график отпусков. Он утверждается не позднее чем за две недели до календарного года. Работник же должен быть ознакомлен с этим графиком не позднее чем за две недели до начала его отпуска.

До сих пор ведутся споры, нужно ли относить к обязательным документам должностные инструкции. Большинство специалистов, в том числе сотрудники трудовой инспекции при проведении проверок, однозначно утверждают, что должностные инструкции составлять необходимо. В должностной инструкции определяются трудовая функция работника, его права, обязанности и ответственность, указываются требования к кандидатам на данную должность, регламентируются вопросы его подчинения и взаимоотношений с другими работниками. Все эти вопросы не могут быть в полной мере урегулированы трудовым договором. Составление должностных инструкций с одной стороны даст четкое понимание работнику круга своих должностных обязанностей и порядка взаимоотношений с начальством и коллегами, а с другой – поможет избежать претензий со стороны органов трудовой инспекции.

Наименование документа

Нормативный акт, обосновывающий необходимость его наличия

Комментарий

Основание возникновения трудовых отношений

Руководитель головной компании или глава представительства (директор филиала) должен своим приказом назначить лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в представительстве (филиале). Форма и порядок заполнения трудовой книжки установлены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках» и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 «Об утверждении трудовых книжек»

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение о защите персональных данных работника

Инструкция (положение) по охране труда

Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда

Ведется с использованием унифицированной формы № Т3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Личная карточка работника (форма № Т2)

п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

Ведется с использованием унифицированной формы № Т2, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1

Книга учета движения трудовых книжек и
вкладышей к ним

п. 40 Постановления Правительства РФ № 225

Форма книги утверждена
Постановлением Минтруда России от
10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых
книжек». Ведется кадровой службой
или лицом, ответственным за ведение
кадрового делопроизводства

Приходно‐расходная книга по учету бланков и вкладыша в нее

п. 40 Постановления Правительства № 225

Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России № 69

Приказы по личному составу и другие приказы (о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпусках, командировках, о поощрении и т. д.)

Ведутся с использованием унифицированных форм № Т1, Т1а, Т5, Т5а, Т6, Т6а, Т8, Т8а, Т9, Т9а, Т11, Т11а, утвержденных Постановлением Госкомстата России № 1

Ведется с использованием унифицированной формы № Т7, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1. Составляется и утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года

Табели учета рабочего времени

Ведутся с использованием унифицированной формы № Т12 и Т13, утвержденных Постановлением Госкомстата России № 1

Договор о полной материальной ответственности

ст. 243, 244 ТК РФ

Типовая форма утверждена Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Необходимо обратить внимание на использование в кадровом делопроизводстве унифицированных форм. В представительствах иностранных компаний, как правило, используются свои формы документов, что может вызвать претензии со стороны налоговых органов. В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете» бухучет ведется на основании первичных учетных документов.

Данные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Таким образом, у работодателя, в том числе у иностранной компании, существует законодательно закрепленная обязанность по применению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Отказ от использования этих форм является нарушением законодательства о бухгалтерском учете, а не трудового.

Следует помнить, что кадровые документы — это основа для начисления определенных выплат работникам, следовательно, и для расчета налогов. Поэтому отсутствие надлежаще оформленного приказа или платежной ведомости может быть расценено как нарушение правил ведения бухгалтерского учета и основание для привлечения к ответственности главы представительства/директора филиала и главного бухгалтера. Прежде всего, имеется ввиду налоговая ответственность – ст. 120 НК, возможно привлечение и к административной – ст. 15.11 КоАП.

2. Дополнительные кадровые документы

Ко второй группе кадровых документов относятся дополнительные. Их наличие в организации не обязательно, однако эти документы помогают урегулировать важнейшие вопросы трудовых отношений, связанные с оплатой труда, премированием, коммерческой тайной. Если такие документы утверждены в представительстве/филиале иностранной компании, они становятся обязательными для всех работников структурного подразделения.

Особый интерес для иностранных компаний представляет Положение о коммерческой тайне. Данный документ устанавливает режим коммерческой тайны в отношении информации, порядок обращения, использования и охраны информации, составляющей коммерческую тайну. Он необходим, если в трудовых договорах с работниками работодатель (иностранная компания) предусмотрел обязанность по охране коммерческой тайны, что на практике встречается достаточно часто.

При отсутствии такого документа привлечение работника к ответственности за нарушение коммерческой тайны, тем более увольнение в соответствии с п.п. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ, может быть успешно оспорено им в суде. В случае оспаривания работником увольнения по указанному основанию работодатель должен представить доказательства, свидетельствующие о том, что разглашенные работником сведения по закону относятся к коммерческой тайне, стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей и он обязывался не разглашать их (п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Наличие положения о коммерческой тайне снимает все вопросы, связанные с собиранием таких доказательств. Данное положение представляет собой локальный нормативный акт, распространяющийся на всех работников организации. Работники, в том числе вновь принимаемые, знакомятся с документом под роспись, и с этого момента на них возлагается обязанность соблюдать коммерческую тайну. Если в положении четко обозначен круг информации, составляющий коммерческую тайну, у работодателя не возникнет проблем с определением наличия самого факта нарушения.

Кроме вышеперечисленного, работодатель должен закрепить на бумаге свою политику в области обработки и защиты персональных данных работников п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ; п. 8 ст. 86, статьи 87, 88 ТК РФ. Удобнее это сделать в одном локальном нормативном акте, который должен быть утвержден приказом и может именоваться как угодно, чаще всего — Положением о персональных данных. Согласие на обработку персональных данных требуется практически во всех случаях, когда гражданин предоставляет юридическому лицу такую информацию о себе как паспортные данные (ФИО, дата рождения, адрес регистрации, семейное положение и др.), сведения об образовании, месте работы и т.п. В первую очередь такое согласие необходимо получить работодателю при приеме гражданина на работу.

Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров и статуса организации.

105082, г. Москва, Спартаковская пл., 14, стр.2, офис 2306 Тел/факс: +7 495 748 7762, бесплатные звонки по РФ: 8 800 222 7762

Как вести кадровую работу в филиале

Санкина Лариса,
кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ

Обособленные структурные подразделения в различных регионах страны значительно увеличивают «жизненное пространство» компании. В то же время являются головной болью кадровой службы основной организации. Как соблюсти сроки оформления документов в обособленных подразделениях? Необходимо ли филиалу свое штатное расписание? Кто должен подписывать кадровые документы представительства? Давайте разберемся.

Выбираем способ делопроизводства

В процессе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы или представительства. Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь представляет и защищает интересы организации, а филиал, кроме того, осуществляет все (или часть) производственных (профильных) функций организации.

У компании, имеющей представительства или филиалы, процесс организации кадровое делопроизводство» href=»http://kdelo.ru/»>кадрового делопроизводства может развиваться по-разному: в централизованном или децентрализованном порядке. То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно. Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно.

Если у организации один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то целесообразнее поручить одному из работников (в виде совмещения должностей) ведение кадровой документации подразделения для последующей передачи в головной офис. При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.

Если у организации много обособленных подразделений в разных регионах страны, то целесообразно делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или создана своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. При этом важно уделить внимание оформлению этого сотрудника. На практике встречаются случаи, когда полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, не всегда должным образом оформлены. Например, отсутствует приказ о возложении на него обязанностей кадровика, или в его должностной инструкции ничего не говорится о выполнении подобной функции. Такого рода нарушения недопустимы.

Нужно ли для филиала отдельное штатное расписание?

Филиалы и представительства не являются самостоятельными юридическими лицами, как мы говорили, они представляют собой лишь обособленное (находящееся в другом месте) структурное подразделение компании. Головная организация должна обеспечить филиал всеми необходимыми организационными документами – положением о защите персональных данных, положением о командировках, положением об аттестации и др. Основной документ, который должен обеспечить единство оформления документов по личному составу – инструкция по кадровому делопроизводству*. Поэтому штатное расписание для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, заверяется и передается в филиал компании.

Работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверения копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права. В филиалах и представительствах может заключаться свой коллективный договор, распространяющийся только на работников этого подразделения.

Определяем круг полномочий руководителя филиала

Так как филиалы и представительства не является юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ).

Круг полномочий руководителя обособленного структурного подразделения определяется в документе, выданном головной организацией. Также они могут упоминаться и в локальном нормативном акте?– Положении о филиале. Итак, такие полномочия руководителя филиала, как право заключать трудовой договор с работниками, право подписывать кадровые документы, напрямую зависят от выбранного при создании филиала способа ведения делопроизводства (подробнее см. комментарий).

Комментарий юриста

Наталья МУХИНА,

ведущий юрисконсульт Юридического департамента ООО «Управляющая компания АГРО-Инвест»:

– После принятия решения о создании филиала часто возникает вопрос о делегировании руководителю филиала права самостоятельно заключать трудовые договоры с работниками и вносить записи в трудовые книжки. При составлении доверенности о передаче полномочий по управлению обособленным подразделением следует удостовериться в том, что учредительные документы головной организации позволяют это сделать и не содержат ограничений или запретов. В случае если каких-либо ограничений на передачу полномочий руководителям филиалов, в том числе и в плане заключения трудовых договоров не установлено, в доверенности должно быть прямо указано, что руководитель филиала имеет право заключать трудовые договоры с работниками филиала, вносить записи в трудовые книжки работников и подписывать все необходимые кадровые документы.

Записи в трудовых книжках

В трудовом договоре и в трудовой книжке работника должно быть указано, что он принимается на работу в определенное структурное подразделение компании (ст. 57 ТК РФ) (см. образец ниже).

Печать организации или печать филиала?

Много вопросов (даже у специалистов с большим опытом кадровой работы) возникает по поводу печати филиала. Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения помимо указанной информации также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Таким образом, печать организации на документе подтверждает факт подлинности и создания документа конкретной организацией, а печать подразделения – факт подлинности и создания документа определенным обособленным подразделением организации.

Правила ведения и хранения трудовых книжек** не предусматривают возможности заверения записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, то есть основной печати организации. Таким образом, можно изготовить несколько печатей организации (по количеству филиалов и представительств компании) для использования в обособленных подразделениях. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

Как быть с сотрудниками ликвидируемого филиала?

Если прекращается деятельность филиала, а сама организация продолжает работать, то расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. четвертая ст. 81 ТК РФ).

Работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности. Однако такая обязанность работодателя может быть закреплена в трудовом договоре или в коллективном договоре.

При расторжении трудового договора с работником филиала помимо причитающейся зарплаты им необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска, выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранить средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (cт. 127, 178 ТК РФ).

Следует помнить о том, что при организации самостоятельной удаленной кадровой службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации вне зависимости от выбранного способа взаимоотношений с филиалом, трудовые отношения с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все определенные законодательством сроки создания документов, подписания и ознакомления с ними работников должны быть соблюдены. Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала.

* Подробнее о том, как разработать инструкцию по кадровому делопроизводству, см. № 5, 2006.

** Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Можно ли составить отдельное штатное расписание для филиала?

Вопрос

Ситуация: В Уведомлении о постановке на учет в налоговом органе адрес магазина отражен как обособленного подразделения Общества с ограниченной ответственностью «Мак», 665428, Иркутская обл, г.Свирск, ул.Первомайская, 25В.В штатном расписании по этому магазину подразделение называется «Универсам, Свирск, Первомайская».Отсюда вопросы:Допустимо ли в штатном расписании отражать название магазина, как подразделения, назвав его «Универсам, Свирск, Первомайская»?Допустимо ли применение такого названия подразделения — «Универсам, Свирск, Первомайская», в кадровых документах: в приказе на прием на работу, в трудовой книжке, договоре коллективной материальной ответственности и т.д?Модно ли закрепить Список названий магазинов приказом по фирме, как подразделений, в формате «Универсам, Свирск, Первомайская», для дальнейшего его применении в Штатном расписании, приказе о приеме на работу, трудовой книжке и других документах?Если применение «Универсам, Черемхово, Первомайская» не допустимо, как можно исправить кадровые документы за прошлый период?Есть ли нормативный акт, закон, где указано, как верно отражать название магазина в штатном расписании и кадровых документах (касательно нашей ситуации)?Спасибо.

Ответ

В штатном расписании и других кадровых документах допустимо отражать название магазина, как подразделения, назвав его «Универсам, Свирск, Первомайская».

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания.

Закрепить Список названий магазинов приказом по фирме, как подразделений, в формате «Универсам, Свирск, Первомайская», для дальнейшего его применении в кадровых документах также допустимо.

Для начала отметим, что в Трудовом кодексе РФ сказано, что штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации, то есть юридического лица в целом (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Филиал не является отдельным юридическим лицом (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

Поэтому штатное расписание утверждает приказом руководитель организации (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). А в обособленное подразделение предоставляют выписку из утвержденного штатного расписания или его копию.

Нормы, обязывающей работодателя выделять в ШР обособленное подразделение как отдельный отдел, в трудовом законодательстве нет.

При этом в данном случае, для наглядности и легкости использования штатного расписания, рекомендуем включить в него полностью обособленное подразделение.

Чтобы отделить подразделения и работников структурного подразделения от головного офиса в свободной строке укажите наименование обособленного подразделения (при необходимости) и далее уже заполняйте штатное расписание в общем порядке.

Обособленное структурное согласно ст. 55 ГК РФ – это общее понятие. Обособленное подразделение представлено, как правило, в форме представительств или филиалов.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Обособленное подразделение организации — это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца.

Таким образом, первый критерий – это территориальная обособленность.

В каких случаях можно говорить о территориальной обособленности подразделения? Например, как следует из Постановления ФАС СЗО от 02.11.2007 N А26-11293/2005, под территориальной обособленностью подразумевается расположение структурного подразделения организации географически отдельно от головной организации и за пределами административно-территориальной единицы ее регистрации, подконтрольной тому или иному налоговому органу. То есть подразделение является территориально обособленным от головной организации в том случае, если оно находится на территории, где налоговый учет и налоговый контроль осуществляет иной налоговый орган, нежели тот, в котором организация стоит на учете в качестве налогоплательщика.

Как мы понимаем, налоговый учет и контроль в г. Сургуте осуществляется другим налоговым органом, в связи с чем присутствует такой признак, как территориальная обособленность.

Штатное расписание: творим самостоятельно

Оштрафовать фирму за отсутствие штатного расписания нельзя: это не нарушение трудового или налогового законодательства. Ведь обязанность иметь такой документ прямо в Трудовом кодексе не прописана. Хотя фраза «в соответствии со штатным расписанием» там все же содержитс я ст. 57 ТК РФ . Кроме того, этот документ не является первичкой, необходимой для признания расходов в налоговом учете. Почему же интернет-форумы пестрят обсуждениями о том, как его заполнить? Да и к нам в редакцию с подобным вопросом читатели обращаются довольно часто.

Зачем нужно штатное расписание

ОБМЕН ОПЫТОМ

“ До чего живуче наше советское наследие, где штатное расписание, наряду с печатью и сметой, считалось основой финансовой самостоятельности учреждения: «. оклады по штатному расписанию и с учетом соотношений численности руководителей, специалистов и служащих. ».

Может, в бюджетной сфере контроль слабоват, поэтому без штатного расписания там и не обойтись. Но в работающих ради прибыли коммерческих компаниях самое главное — это сэкономить и проконтролировать. Если фирма небольшая, то руководитель поименно знает, кто, как и за что работает. В средней и тем более крупной компании отчеты по кадрам такие бывают, что типовое штатное расписание, как говорится, и рядом не лежало.

Так что сами думайте: иметь вам штатное расписание или не иметь. Я отвечаю так: «В нашей организации такого документа нет! » ” .

На самом деле полное, правильно составленное штатное расписание обобщает сведения о численности и структуре персонала организации и расходах на зарплату. То есть из него вы можете видеть, сколько штатных единиц способны обеспечить нормальную деятельность компании и сколько денег надо на зарплату.

Примерно то же самое хотят увидеть из вашего штатного расписания и проверяющие. Налоговой или трудовой инспекциям, ПФР и ФСС предписано запрашивать на проверках штатное расписание, и они это делают. Сопоставляют сведения из него с информацией о зарплатах из трудовых договоров, приказов о приеме на работу, расчетных листков, показаний работников. В частности, для выявления серых выплат, проверки правильности расчета страховых взносов или применения налоговых льго т п. 91 Методических указаний, утв. Постановлением ФСС от 07.04.2008 № 81; приложение 1 к Методическим рекомендациям, утв. Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п .

Между прочим, встречаются суды, которые поддерживают трудинспекции и штрафуют компании за нарушение трудового законодательства, когда размер оклада, прописанный в трудовом договоре, не соответствует размеру, указанному в штатном расписани и Решение Ленинградского облсуда от 04.08.2011 № 7-478/2011 .

Есть и такая позиция судей: штатное расписание в полной мере подтверждает величину оклада работника наравне с трудовым договором и приказом о приеме на работ у Апелляционное определение ВС Республики Бурятия от 07.11.2012 № 33-3034 . Но не все суды считают штатное расписание необходимым для компании документом, в частности доказывающим уровень зарплат в организаци и Постановление ФАС СЗО от 08.11.2011 № А26-3875/2010 .

Кроме того, штатное расписание может пригодиться в случае спора с работником, уволенным с формулировкой «по сокращению численности/штата работников». Чтобы доказать правомерность увольнени я ст. 179, п. 2 ст. 81 ТК РФ , вы можете представить в суд именно штатные расписания и/или изменяющие их приказы, издававшиеся до и после отказа:

от каких-либо должностей, если было сокращение штата (предположим, устранена должность старшего кассира);
от каких-либо штатных единиц, когда прошло сокращение численности (к примеру, вместо трех единиц кассиров осталась одна).

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Штатное расписание с внесенными в него изменениями послужит дополнительным доказательством в случае судебного спора с работником, уволенным по сокращению численности или штата.

И если у вас не будет изменений в штатном расписании на дату издания приказа об увольнении работника по сокращению, суд может восстановить его на работе и обязать вас оплатить ему дни вынужденного прогул а Кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 27.09.2010 № 33-3088 .

Так что решение — иметь или не иметь штатное расписание — действительно за вами. И наши дальнейшие рекомендации для тех, кто утвердительно ответил на этот вопрос.

Что записать в штатном расписании

При составлении этого документа можно воспользоваться формой № Т-3 утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Обязательной она уже не является, но, чтобы вам не изобретать велосипед, возьмите ее за основу и при необходимости доработайте «под себя». Допустим, в вашей фирме нет надбавок — тогда уберите ненужную графу.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Порядок оформления первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты, рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте об учетной политике организации.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1, содержат необходимые реквизиты, соответствуют требованиям законодательства, привычны в работе. Поэтому рекомендуется продолжать использовать эти формы, в том числе форму № Т-3 ” .

Мы приводим образец заполнения штатного расписания с использованием унифицированной формы № Т-3.

Штатное расписание

Рассмотрим, нужно ли штатное расписание в организации и как его разработать; каков порядок утверждения собственной формы документа. Изучим сложные вопросы, например порядок утверждения штатного расписания, если в компании есть обособленные подразделения или числится всего один сотрудник.

Штатное расписание: быть или не быть

Для начала разберемся, является ли штатное расписание (ШР) первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) теперь принадлежит работодателю .

К сведению. К фактам хозяйственной жизни относятся сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, в ст. ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре «трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием…)». При этом отсутствует оговорка «при его наличии», содержащаяся во многих статьях ТК РФ и дающая право выбора, если это наличие (органа, документа, обстоятельства) не подтверждается.

Кроме того, в ст. 57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).

При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как «сокращение численности или штата работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни трудинспекции, ни фискальным органам, ни суду.

Вывод о необходимости штатного расписания подкрепляется также подзаконными актами и сложившейся судебной практикой.

В любом случае его наличие минимизирует риски претензий со стороны фискально-надзорных и судебных органов. Поэтому работодателю следует утвердить штатное расписание.

Утверждаем расписание

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств. По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.

Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 2013 г. ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.

Выбираем способ

Учитывая положения ст. 9 Закона N 402-ФЗ, прежде чем составить штатное расписание организации, необходимо утвердить его форму, как и формы других документов по учету труда и его оплате.

Сделать это можно двумя способами:

— утвердить отдельным приказом организации с приложением соответствующих форм;

— отразить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, какие формы первичных учетных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) используются для оформления фактов хозяйственной жизни (см. пример 2 ниже). При этом следует сделать указанные формы документов приложениями к учетной политике (см. пример 3 ниже).

Следует отметить, что в силу обязательности учетной политики для большинства работодателей согласно ст. 8 Закона N 402-ФЗ второй способ закрепления применяемых форм первичных документов является более предпочтительным.

Приказ об утверждении

Итак, работодатель решил утвердить штатное расписание по самостоятельно разработанной форме. Для начала следует издать соответствующий приказ.

Изменения

Изменения в утвержденное и действующее штатное расписание также вносятся приказом — либо отражающим конкретные изменения, либо утверждающим новую редакцию ШР.

Как отметил Роструд в Письме от 22.03.2012 N 428-6-1, штатное расписание меняется, если переименовываются структурные подразделения или должности, меняются размеры окладов, сокращается численность или штат работников. Частоту и периодичность изменения штатного расписания определяет работодатель.

Реквизиты

Имейте в виду: самостоятельно разработанное штатное расписание должно содержать как сведения о приказе, утвердившем его форму, так и реквизиты документа, которым оно введено в действие (см. пример 7).

Кроме того, в разработанном организацией штатном расписании нет необходимости указывать период его действия (в отличие от унифицированной формы). Достаточно указать дату введения штатного расписания в действие.

Вновь созданные организации

Штатное расписание составляется, даже если во вновь созданной организации работает только руководитель. Здесь возможны два варианта изложения штатных единиц:

— либо указывается только руководитель ;

— либо сразу фиксируются необходимые штат и численность работников.

Филиалы и представительства

Отдельно следует сказать о штатном расписании организации, в которой имеются филиалы, представительства или иные обособленные подразделения.

В новой форме штатного расписания можно предусмотреть выделение не только структурных, но и обособленных подразделений.

Если Штатное расписание составляется подразделением самостоятельно (причем такое право должно быть предусмотрено в уставе организации, положении о подразделении и доверенности руководителя подразделения), то целесообразно предусмотреть процедуру согласования, а в самом штатном расписании указать реквизиты согласования.

Заполнение отдельных граф

Особо нужно сказать о заполнении граф «Оклад» и т. п.: сумма оклада должна быть одна, не допускается указание так называемой «вилки», поскольку согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд.

Примечание. О правилах заполнения таких граф штатного расписания, как «Должность», «Количество штатных единиц», «Тарифная ставка (оклад) и пр.», «Надбавка», можно прочитать в статье «Штатное расписание в вопросах и ответах» на с. 46 журнала N 7, 2009.

При необходимости отражения По одинаковым должностям разных зарплат (а не окладов) рекомендуем либо установить для должности категории или разряды, либо регулировать это установлением надбавок (доплат) в зависимости от квалификации работников. Данной позиции придерживается и Роструд (Письмо от 27.04.2011 N 1111-6-1).

Поэтому работодатель при разработке формы штатного расписания для целей установления персональных надбавок и доплат работникам может изложить информацию в графе «Надбавки, доплаты» так, как показано в примере:

Образец оформления графы «Надбавки, доплаты» в штатном расписании.

Если в организации заработная плата работников состоит из окладов (либо из окладов и нерегулярно выплачиваемых премий), то графу «Надбавки, доплаты» можно исключить. И наоборот: если работодатель применяет в качестве стимулирования труда работников регулярные премии, то можно добавить графу «Премии», также для удобства выделив подграфы «Основание» и «Сумма, руб.» (см. пример 12).

Образец оформления граф «Премия», «На руки» в штатном расписании.

Для ряда работодателей в связи с необходимостью соблюдения ст. ст. 133 и 133.1 ТК РФ нелишним будет добавить графы «К выплате» или «На руки» (пример 12).

Выписка из штатного расписания

Следует помнить, что согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению документы, связанные с его работой, в том числе выписки из документов (ст. 88 ТК РФ). Поэтому считаем целесообразным также утвердить форму Выписки из штатного расписания (унифицированной формы нет).

Штатная расстановка

Штатное расписание — документ плановый и обезличенный. Поэтому не стоит его «утяжелять» информацией. Ведь этот документ может быть представлен в фискальные или судебные органы, которым не следует знать «лишнюю» информацию. Для фиксации фактического положения расстановки кадров (поименно) и оплаты труда (с учетом «плавающих» премий) целесообразно использовать штатную расстановку. Документ может быть в бумажном или электронном виде и содержать любую информацию о работниках, необходимую работодателю (см. пример 14).

Общество с ограниченной ответственностью «СпортИнвест»

Штатная расстановка на 03.11.2014

Мнение. Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления

В теории права одной из основных черт трудоправового отношения всегда считалось включение нового сотрудника в штат организации. Важность этого действия связана с юридическим закреплением работника внутри организации. Включение сотрудника в штат организации «закрывает» имевшуюся ранее вакансию, определяет его место в системе организации и управления трудовыми процессами внутри компании, предопределяет главную составляющую величины его заработка (должностного оклада, оклада, тарифной ставки), закрепляет и делает правомерным дифференциацию корректировки оплаты труда за счет надбавок, доплат, КТУ и других выплат, позволяющих, в соответствии с утвержденными в организации системами оплаты труда, персонифицировать заработки персонала.

Примечание. См. статью «Как организовать работу с персональными данными в кадровых подразделениях» на с. 40 журнала N 3, 2012.

С серьезными проблемами в этих вопросах сталкиваются те компании, которые предоставляют персонал третьим лицам. Такие организации (частные агентства занятости) формально могут соответствовать требованию о наличии штатного расписания, но с юридической точки зрения оно создается в реальной организации и под реальные рабочие места, а не под гражданский договор с посредником.

Примечание. См. статью «10 ошибок, которые не стоит допускать при оформлении документов, связанных с персональными данными» на с. 52 журнала N 3, 2012.

Компании, передающие рабочую силу, нанятую под договор о предоставлении персонала, не создают реальные рабочие места, не вкладывают средства в производство и его модернизацию. В случае банкротства организации-посредника ее имущество (часто арендуемое) не может являться гарантом возмещения недополученного работниками заработка. А следовательно, нет смысла рассматривать созданные в них штатные расписания как серьезные организационно-финансовые документы.

Примечание. О «заемном» труде читайте на с. 70.

Не меньше проблем возникает у таких компаний и в связи с оформлением кадровой документации. Если посредник оформляет принимаемого работника к себе на работу, то реальное выполнение трудовых функций во вредных или опасных условиях труда у реального производственника не будет засчитываться в его льготный стаж, дающий право на пенсию, так как в офисе компании-посредника, оформляющей работника в соответствии с ее штатным расписанием к реальному работодателю, таких вредных условий труда нет. Ни одна структура ПФР не признает работу по штатному расписанию фирмы-посредника как работу во вредных или опасных условиях, дающих право на пенсионные льготы. Это объясняется тем, что в трудовой книжке работника, которая в соответствии со ст. 66 ТК РФ является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже, в соответствии со штатным расписанием посредника сделана запись о трудоустройстве.

В заключение хочется отметить, что требования к документам, изложенные в Законе N 402-ФЗ, в ряде случаев отличаются от требований трудового законодательства (которые, по сути, жестче). Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих рекомендуем в качестве основы при разработке формы штатного расписания брать унифицированную форму N Т-3. Целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». И наконец, поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должны осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.