0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Командировка за счет принимающей стороны размер суточных

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Опишите причину своей жалобы

Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить командировку сотрудника компании. Контрагент приглашает одного из наших сотрудников на конференцию( обучающий семинар) за границу, предоставляя ему и билеты на перелет и проживание в гостинице.

Обязательно ли заключение договора между компаниями о том, что приглашающая сторона берет на себя все эти расходы?

И правильно ли я понимаю, что со стороны нашей компании сохраняется обязанность по выплате суточных за эти дни командировки? И наш

сотрудник должен будет предоставить нам билеты с посадочными талонами и копии страниц с загранпаспорта с отметками о пересечении границы РФ?

Ответ ( Один )

Опишите, почему вы пишете жалобу на этот ответ

По мнению чиновников, высказываемому в частных разъяснениях, ни ст. 168 ТК РФ, ни Положение о служебных командировках не содержат положений, которые препятствовали бы оплате командировочных расходов сотрудников за счет принимающей стороны. Таким образом, возмещение командировочных расходов возможно за счет принимающей стороны по договору между работодателем и принимающей стороной. Заключение договора не обязательно, но рекомендуем его заключить.

Если между работодателем и принимающей стороной заключен договор, в котором предусмотрена оплата расходов на командировку за счет принимающей стороны, то указанные в договоре расходы работодатель работнику не возмещает. При этом за работодателем сохранятся обязанность по оформлению командировки и выплате работнику командировочных расходов, не возмещаемых принимающей стороной, а также по выплате работнику суточных (ст. 168 Трудового кодекса РФ, Письмо Минфина России от 29.10.2009 N 03-04-06-01/274).

Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения о командировках).

Обязательность наличия оправдательного документа на сумму дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места жительства (суточных), законодательными и нормативными актами не установлена. Организация вправе закрепить внутренним локальным актом, что рассматриваемые расходы оформляются путем составления документа, который может быть назван, например, расчетом размера суточных, или же сумма суточных может быть просто указана в авансовом отчете в размере, рассчитанном командированным работником (форма N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55)).

Расходы, произведенные работником во время командировки, которые возмещает сотруднику Ваша организация, подтверждаются соответствующими первичными документами: билетами, квитанциями, кассовыми чеками, путевыми листами и т.д.

В Письме Минфина России от 26.05.2015 N 03-03-06/30062 чиновники не поясняют, как документально подтвердить обоснованность расходов на командировку. В более раннем Письме Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271 указано, что для учета расходов на командировку в целях налога на прибыль организации в целях подтверждения необходимо подтвердить:

— производственный характер командировки (приказ, служебное задание);

— продолжительность нахождения работника вне места постоянного жительства (командировочное удостоверение, ксерокопии страниц загранпаспорта, проездные документы);

— расчет размера суточных (например, справка бухгалтера);

— получение работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы, произведенные им в связи с командировкой (п. 26 Положения о командировках). Если оправдательные документы составлены на иностранных языках, они должны иметь перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202, Постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 07.12.2011 N 06АП-5190/2011, оставлено в силе Постановлением ФАС Дальневосточного округа от 20.03.2012 N Ф03-912/2012).

В данном случае подтверждающими документами для признания суточных в целях исчисления налога на прибыль будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами, в копии страниц с загранпаспорта с отметками о пересечении границы РФ. Авиабилеты и посадочные талоны сотрудник может Вам не предоставлять, т.к. эти расходы ВЫ ему не возмещаете.

Командировка за счет принимающей стороны

Обязанность возместить сотруднику все расходы, связанные со служебной поездкой, закреплена ст.167 и 168 Трудового кодекса РФ. В большинстве случаев финансированием занимается непосредственный работодатель специалиста, отправляющегося в командировку, но иногда поездка оплачивается принимающей стороной.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как происходит оформление командировки за счет принимающей стороны;
  • какие документы понадобятся для оформления командировки за счет принимающей стороны;
  • нужно ли выплачивать суточные работнику, если командировку оплачивает принимающая сторона.

Командировка за счет принимающей стороны предполагает, что все расходы, связанные с трансфером и проживанием командированного сотрудника берет на себя компания, в которую он направляется для выполнения служебного задания. В этом случае непосредственный работодатель специалиста заключает с другой компанией соответствующий договор, в котором прописываются все нюансы, связанные с финансированием поездки — в дальнейшем этот документ используется бухгалтерией предприятия при учете расходов.

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Для оформления командировки за счет принимающей стороны нужно составить два основных документа — вышеупомянутый договор и приказ о направлении сотрудника в командировку. При этом за направляющей работника стороной сохраняются определенные обязательства:

  • сохранение рабочего места на весь период командировки;
  • выплата зарплаты в размере среднего заработка за время отсутствия командированного на рабочем месте;
  • возмещение суточных расходов за каждый день пребывания в командировке, в том числе сумм, потраченных с согласия работодателя на оплату услуг связи, оформление загранпаспорта, получение визы и т.д.

Чем точнее и подробнее прописаны в договоре, заключенном направляющей и принимающей сторонами, условия финансирования поездки, тем лучше. Стоит заранее описать конкретные виды командировочных расходов и указать, какое именно предприятие их возмещает. Обычно принимающая сторона оплачивает аренду жилья на время командировки, а также проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно. В этом случае целесообразно указать конкретный вид транспорта и тип арендуемого жилья (например, проезд железнодорожным транспортом в купейном вагоне, одноместный номер в гостинице категории «стандарт» и т. д.).

Документы для оформления командировки за счет принимающей стороны

Еще один важный документ, необходимый для оформления командировки за счет принимающей стороны — приказ, составленный согласно новым требованиям: без упоминания командировочного задания, но с указанием цели поездки. Также в приказе необходимо прописать ФИО и должность сотрудника, направляемого в служебную поездку, ее продолжительность и место назначения.

Отдельным пунктом указывается источник финансирования (в данном случае — принимающая сторона, поэтому в соответствующую графу формы Т-9 или ее локально разработанного аналога вписывается полное наименование компании, с которой работодатель заключил договор). Документ составляется в одном экземпляре, утверждается руководителем компании и передается для ознакомления и подписи работнику, отправляющемуся в служебную поездку, а затем хранится в архиве не менее пяти лет.

Порядок оплаты командировочных расходов

Принимающая сторона возмещает расходы на основании предоставленных командированным специалистом подтверждающих документов — проездных билетов, гостиничных чеков и т. д. Если сотрудник отправляется к месту назначения на собственном автомобиле, расходы на бензин возмещаются на основании чеков, полученных на автозаправочной станции.

Возмещение принимающей стороной основных расходов, связанных с трансфером и проживанием, не снимает с работодателя обязательства по выплате суточных: они начисляются в соответствии с правилами, установленными на конкретном предприятии, при этом учитываются не только рабочие дни, но и время нахождения работника в пути, а также выпавшие на период поездки выходные дни и праздники. В отличие от других командировочных выплат, для начисления суточных подтверждающие документы не требуются.

Как правило, размер суточных выплат закрепляется локальными нормативными актами организации, например, «Положением о командировках». Но законодателем предусмотрена максимальная сумма суточных, не облагаемых НДФЛ: на сегодняшний день она составляет 700 рублей в день для командировки в пределах Российской Федерации и 2500 рублей в день, если речь идет о зарубежной поездке. При однодневных командировках суточные не выплачиваются, но компания может по собственной инициативе выплатить сотруднику определенную сумму в качестве компенсации за расходы в поездке.

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Если принимающая сотрудника в командировку компания полностью берет на себя оплату за аренду помещения, поездки, питание и тому подобное, это не освобождает ее выплачивать суточные. В законе ничего не указано по поводу невыплаты суточных или снижение размера при обеспечении денежными средствами сотрудника за счет принимающей стороны. В Положении можно встретить единственное правило, которое гласит, что сотруднику не выплачиваются суточные, если командировки являются внутренними и выписаны на один день.

Особенности командировки за счет принимающей стороны

Нюансы командировки за счет принимающей стороны основываются на том, что руководитель обязан выплатить суточные сотруднику, если он направлен в служебную поездку, которая была установлена соответствующим коллективным договором. Все зависит от того, насколько его примет другая организация во время командировочного приезда.

Если другая компания берет на себя всевозможные расходы работника, не нужно составлять авансовый отчет. Также в предоставлении квитанций и чеков, которые подтверждают уплату всевозможных услуг и товаров, нет необходимости.

Как оформить командировку?

Чтобы оформить командировку за счет принимающей стороны, необходимо составить два базовых документа — приказ о направлении сотрудника в служебную поездку и упомянутый коллективный договор. При этом за сотрудником сохраняются некоторые обязательства:

  • За весь период нахождения за ним сохраняется рабочее место;
  • Возмещаются суточные расходы за каждый день нахождения в служебной поездки. Сюда относятся и те суммы, которые были потрачены лишь с разрешения руководителя: оформление паспорта для заграницы, телефонная связь, приобретение визы и тому подобное.

В договоре должна быть представлена максимально точная информация. В нем описываются базовые командировочные расходы и указывается, какое предприятие должно их возместить. Как правило, другая компания должна оплатить аренду жилого помещения или номер в гостинице, а также билет как по приезду, так и отъезду. В этом случае желательно указать нужный вид транспорта и тип аренды жилья.

Как составить договор за счет принимающей стороны?

Кроме приказа, дополнительно необходимо заключить договор между компаниями. Следует проставить отметки, откуда выезжает и куда пребывает. Помимо этого, если принимающая сторона берет на себя траты по питанию, проживанию, а также приезду, это необходимо указать в соответствующем договоре. Обязательно отразите, на каком транспорте вы собираетесь приехать по адресу. После завершения командировки сотрудник оформляет авансовый отчет в течение трех суток после возвращения из поездки и представляет его в бухгалтерию. Договор за счет другой стороны должен быть составлен двумя компаниями, после чего все расходы на служебную поездку сотрудника переходят на принимающую компанию.

Оплата суточных во время командировки

Как уже говорилось выше, принимающая сторона никакого отношения к суточным не имеет. Они оплачиваются организацией, которая отправляет в командировку. Чтобы правильно рассчитать эту сумму, необходимо выполнить следующие пункты:

  • Проанализировать количество отработанных дней за один год. Здесь исключается отпуск, больничный и простой;
  • Определить конкретную заработную плату;
  • Определить число дней, которые были проведены в служебной поездке.

Фактическое время пребывания в командировке определяется соответствующими документами. По вине другой компании могут возникнуть дни простоя. Они также должны быть оплачены.

Платятся ли суточные за счет принимающей стороны?

Если принимающая компания берет на себя различные расходы командированного работника, это не значит, что суточные она тоже должна оплачивать. В Положении об этом ничего не сказано. Также компания не имеет права снижать их конечный размер при обеспечении командированного сотрудника за счет другой стороны. В положении может быть единственное основание, согласно которому сотруднику не выплачиваются суточные при однодневных командировках.

Работодатель должен выплатить командированным работникам суточные в размере, которое прописывается в коллективном договоре или же локальным нормативным актом организации.

Похожее

Иногда у руководителя возникает необходимость оформить отзыв работников, выбывших в командировку. Вопрос регулируется специальными нормативными…

Служебная поездка — одна из важных особенностей работы на предприятии при осуществлении трудовой деятельности сотрудников. В…

Чтобы отправить сотрудника в командировку, необходимо предоставить специальные документы. С 2017 года процедура отправки сотрудника…

В работе компаний часто возникают обстоятельства, когда того или иного сотрудника по различным причинам нужно…

Законодателем РФ в последнее время было внесено ряд изменений, которые имеют отношения к командировкам сотрудников.…

Отправляете сотрудника в командировку? Он может решить поехать на своем транспортном средстве. Директор вправе согласиться, ведь…

Делопроизводство

Как оформить командировку за счет принимающей стороны?

Данная статья будет полезна и работнику, и бухгалтеру или руководителю предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Ниже подробно рассказано о том, какие документы понадобятся для оформления командировки за счет принимающей стороны, как правильно оформить эти документы, как рассчитать сумму выплат.

Нормативная база

Служебной командировкой считается поездка работника по указанию руководства для выполнения поставленных производственных задач за пределами места постоянной работы на определенный срок (подробнее в ст. 166 Трудового кодекса).

Поездка не будет считаться командировкой, если:

  • проходит в рамках одного дня;
  • имеет регулярный характер.

Первый документ, который составляют для отправки сотрудника в командировку, – это соответствующий приказ.

Такой порядок оформления предписан третьим пунктом Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749.

Постановление Правительства РФ от 29 декабря 2019 года №1595 отменяет обязательную выдачу командировочного удостоверения и фиксацию служебного задания в приказе.

Статьи Трудового кодекса 167-168 закрепляют право работника получить от компании возмещение всех расходов, связанных с поездкой, а именно:

  • проезд до места назначения;
  • аренда жилья;
  • другие потребности, связанные с пребыванием в командировке (кроме затрат на еду).

Питание в отъезде не признается расходом компании (письмо Минфина России от 9 октября 2019 г. №03-03-06/57885).

Также работнику начисляют суточные.

Расходы на командировку и суточные не облагают страховыми взносами (ПФР, ФСС, ФОМС – п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ) и с них не высчитывают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), если они не превышают лимит.

Когда требуется оформить командировку за счет принимающей стороны?

Если принимающая сторона берет на себя все расходы, связанные с прибытием и проживанием посланного к ней работника, то в договоре между компаниями указывают, что данные затраты берет на себя предприятие, куда направлен сотрудник.

Это необходимо сделать, чтобы на предприятии производился в дальнейшем правильный учет расходов.

Оформление командировки за счет принимающей компании не освобождает компанию, где работает командированный, от выплаты суточных.

Что делать, если закончилась трудовая книжка? Узнайте тут.

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Для оформления командировки за счет принимающий стороны в первую очередь нужны такие документы:

  • договор между компаниями;
  • приказ о командировке.

Согласие принимающей стороны взять на себя расходы, связанные с приездом работника другой компании, прописывается в договоре между предприятиями.

Выглядеть соответствующий пункт может подобным образом – компания-заказчик по данному договору компенсирует компании-исполнителю такие издержки:

  • Затраты на проезд к месту выполнения и обратно представителей исполнителя. Затраты на проезд включают: оплату железнодорожных билетов в обе стороны до места выполнения, оплату проезда до вокзала с целью приезда и отъезда.
  • Затраты представителей исполнителя на проживание на месте выполнения условий договора: оплату проживания в гостинице «Мир» в стандартном одноместном номере.

То есть, в договоре подробно и конкретно указывается, какой транспорт оплачивается, где размещаются прибывшие работники.

Приказ о командировке оформляют согласно изменениям 2019 года без упоминания о командировочном задании, вместо этого указывают цель командировки.

Приказ должен иметь такие ключевые пункты:

  • ФИО и должность направляемого работника;
  • место назначение и срок поездки;
  • цель командировки.

Приказ подписывает руководитель (заменяющее его согласно должностной инструкции лицо) и командируемый сотрудник.

Пример приказа:

Расчет суточных выплат

Для расчета суточных необходимо выполнить такие пункты:

  • Определить количество фактических отработанных дней за 12 месяцев предшествующих командировке (или меньше 12, если сотрудник не проработал год в данной компании), исключая дни больничных, отпусков, простоя.
  • Определить заработок за данные 12 месяцев. В него не входят отпускные, больничные, материальная помощь.
  • Вычислить средний заработок за день.
  • Определить количество дней, проведенных в командировке. Постановление Правительства РФ от 29 июля 2019 года № 771, гласит, что время, которое сотрудник был в командировке, определяют из предоставленных проездных документов. Дни простоя по вине принимающей стороны оплачивают как рабочие.

Рассмотрим конкретный пример.

Данные по работнику приведены в таблице:

Как оформить командировка за счет принимающей стороны в 2019 году

Все затраты, которые понес работник в период пребывания в служебной командировке, должны быть ему компенсированы. Возмещению подлежат расходы на билеты для проезда к месту работы, съемное жилье, питание. Сотрудник вправе претендовать на выплату так называемых суточных. Данные выплаты должны быть предусмотрены положениями внутренних актов компании и коллективного договора. Давайте выясним, как оформляется командировка за счет принимающей стороны.

Как оформляется командировка за счет принимающей стороны

Все операции, имеющие отношение к хозяйственной деятельности компании, должны быть отражены в документах – бланках первичной документации, хранящихся затем у сотрудника бухгалтерии. Командировка как раз и относится к таким событиям, а потому и она должна быть оформлена должным образом.

Когда предприятие направляет работника в служебную командировку, оформляются следующие обязательные документы:

  • служебное задание (на унифицированном бланке Т-10а);
  • командировочное удостоверение (на бланке унифицированной формы Т-10);
  • приказ руководителя фирмы или его распоряжение о направлении сотрудника в командировку (по форме Т-9 или Т-9а).

Хотя в трудовое законодательство и обязывает руководителей работников оплачивать им командировочные расходы, каких-либо определенных указаний относительно методов и порядков финансирования командировок не существует.

В связи с тем, что способы компенсации командировочных затрат работника законом не определены, возместить расходы может как непосредственный работодатель, так и организация, в которую поехал служащий для исполнения каких-либо обязанностей. Чтобы предоставить сотруднику гарантии оплаты его работы, перед поездкой он подписывает соглашение с нанимателем, в котором будет указано, какая именно фирма должна будет выплатить деньги, и какие конкретно затраты подлежат возмещению.

Приказ руководителя на отправку подчиненного в поездку должен содержать сведения об источнике финансирования командировки. В случае с оплатой поездки за счет предприятия, в который поедет работник, прописывается, что имеет место командировка за счет принимающей стороны.

Как оплачивается командировка за счет принимающей стороны

Прежде чем направить сотрудников в командировку, компания должна внести пункт об определении размера оплаты поездок в локальные нормативные акты и коллективный договор.

Сотрудник должен вовремя и в полном объеме получить деньги в счет компенсации командировочных затрат, когда он предоставит принимающей фирме документы о расходах, в том числе платежные документы за жилье (договор аренды или квитанции об оплате гостиничного номера), билет на поезд или самолет. Если в договоре оговаривается оплата каких-либо еще расходов в течение пребывания в командировке, собрать нужно будет больше бумаг.

По утвержденным правилам, работник не может претендовать на суточные выплаты в размере, большем чем 700 рублей в день. Однако, если речь идет о заграничной поездке, размер суточных существенно увеличивается – до 2,5 тысяч рублей в день.

Суточные – оплата за все без исключения дни, проведенные сотрудником в командировке, с учетом выходных, праздничных дней, периодов нахождения в пути и вынужденных остановок.

Даже если оплатой командировки обязалась заниматься принимающая сторона, работодатель сотрудника все равно выплачивает ему некоторые суммы. Принимающее предприятие будет оплачивать стоимость проезда до пункта назначения и за аренду жилого помещения, а руководитель работника выплатит:

  • зарплату за все время пребывания в командировке в размере среднемесячного оклада;
  • компенсацию суточных затрат за все дни нахождения в поездке, в том числе компенсацию понесенных с позволения нанимателя расходов (на оформление документов, на услуги мобильной связи).

Пока сотрудник предприятия пребывает в командировке, его нельзя уволить, лишить должности и рабочего места. Должность сохраняется и на время, проведенное в пути до места назначения и обратно.

Оформление командировки за свой счет

Законодательство не предусматривает возможности отправления работника в командировку за его счет, однако, наниматели часто нарушают закон и компенсируют расходы сотрудника уже после его возвращения с поездки.

Как и в общем случае, работодатель должен издать приказ, оформить служебное задание и выдать командировочное удостоверение (если такие документы предусмотрены внутренними актами компании). Перед поездкой сотрудник не обращается в бухгалтерию за получением денег в счет выплаты среднемесячного оклада, суточных и компенсаций его будущих затрат. Все выплаты будут произведены по возвращении.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector