Как правильно архивировать входящие исходящие письма - Юридическое бюро Advokat-Popov.Ru
26 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно архивировать входящие исходящие письма

Как правильно архивировать входящие исходящие письма

Как архивировать почту Outlook

— Персональный компьютер или ноутбук; — Приложение Microsoft Outlook( Данная программа входит в пакет офисных программ Microsoft Office 2019, лицензионную версию которой вы можете заказать у нас со скидкой). Люди, которые используют почтовую программу Microsoft Outlook, имеют возможность сохранить все входящие и исходящие письма в отдельный файл на своем компьютере или на съемном носителе.

Это очень важно для тех пользователей, которые не сохраняют отдельно информацию из полученных сообщений и для тех, кому важна история переписки.

Для сохранения сообщений откройте рабочее окно программы Microsoft Outlook, нажмите на меню «Файл», в раскрывшемся списке укажите команду «Открыть». Будет загружено дополнительное окно, в нем выберите опцию «Экспорт в файл» и кликните команду «Файл данных Outlook».

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Это быстро и бесплатно !

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

  1. Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.
  2. Различные рекламные листовки;
  3. Ознакомительные материалы;

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность

  1. Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
  2. Повысить дисциплину и производительность труда в организации.
  3. Ускорить срок выполнения указаний руководителя;

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции.

Формируем и храним дела с перепиской организации

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

Документы, которые нельзя регистрировать

Начнем с самого главного: для того, чтобы входящий или исходящий документ был зарегистрирован и внесен в журнал учета, с ним должно идти сопроводительное письмо. Входящие и исходящие – это письма и только письма! А все те пакеты документов, которые пришли вместе с ними, – это приложения к письмам.

Попробую очень поверхностно перечислить документы, которые нельзя регистрировать как входящие/исходящие.

Это: договоры поставки, договоры подрядных организаций, оферты договоров, первичные бухгалтерские документы (накладная, счет-фактура), коммерческие предложения, а также все-все-все, что не является деловым письмом.

Регистрация документов

Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс. Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности.

Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.

Как правильно архивировать входящие исходящие письма

Входящие сообщения хранятся в архиве в том состоянии, в каком они оказались в почтовой папке локального пользователя, а исходящие сообщения передаются в архив в состоянии «Готово к отправке». Это означает, что при внесении изменений в исходное сообщение (например, в случае если фильтр содержания добавил новый текст в заголовок письма), архивное сообщение будет содержать все эти изменения .

Архивировать в папку Укажите в этом поле путь к архивной почтовой папке. .

Как правильно архивировать входящие исходящие письма

Очень надеюсь что попал именно в нужный ресурс и так же что вы мне поможете.

Если есть нормальный сервер, легче настроить на него, как уже сказали, MX и PTR записи и напрямую работать через него.

Тогда все хранилище и архивы сообщений будут храниться там.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами.

Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Однако не все это подлежит регистрации.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

— очередной порядковый номер;

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

Или же с помощью резинового штемпеля:

│ «__» ___________________ 20__ г. │

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

От кого
получен

ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва

Предложение
по аренде
складских
помещений

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

— заседания или принятия решения (для протоколов);

— события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

Правильная организация архивирования документов и документооборота

Создание документооборота (архива) является весьма хлопотным делом. Однако, при правильном подходе к делу и хорошей организации можно добиться быстрого и простого архивирования документов в компании. Правильная организация архива значительно облегчит работу

Документы были всегда и всегда будут, с самого начала деятельности компании создаются различные документы, так или иначе влияющие на организацию работы и на успешность компании. Поэтому управляемый документооборот чрезвычайно важен для организации, от этого зависит скорость работы сотрудников (когда человек четко знает, где лежит требуемый документ, меньше времени уходит на его поиск), а это в свою очередь влияет на скорость реагирования компании на меняющиеся условия рынка.

Как правило, в каждой компании имеется канцелярия – организация, через которую проходит весь документооборот – от сотрудников в архивы и из архивов сотрудникам. Правильная организация канцелярии играет важную роль в компании, особенно важно создание архива для молодых компаний, так как потом просто невозможно будет разобраться в огромной куче бумаг.

Разделение на входящие и исходящие документы

В начале работы с документами и созданием архива удобно будет разделить все типы документов (которых в крупных компаний очень много, доходя до 600 типов) на три главных типа: входящие, исходящие и внутренние.

Входящие. К ним относятся документы, которые поступили от внешних партнеров предприятия, как правило, такие документы порождают соответствующие исходящие документы в определенных сроках.

Исходящие документы – это ответ организации внешним партнерам, большая часть исходящих документов подготавливаются на основе внутренних документов компании.

Внутренние документы необходимы для организации работы компании, как правило, они используются при общении крупных подразделений.

Каждый тип документа достаточно разнообразен, и может состоять из различных писем, распоряжений, указаний, и т.д. И для большего удобства рекомендуется в каждом типе использовать детализированные деления, например (жалобы, пожелания, предложения и др.).

Однако не следует весь документооборот заканчивать на определенных исполнителях, должна присутствовать и система автоматизации, которая не замыкается на канцелярии, а продолжается в подразделениях организаций. Использование компьютерных технологий и регистрационного номера значительно упростит ведение архива и поиска документа, так же обязательным является наличие атрибутов.

Атрибуты документов

Атрибуты в каждой компании разные, но существуют и общие атрибуты, которые используются большинством компаний. Среди них – регистрационный номер документа, источник документа, исполнитель документа и код документа.

Регистрационный номер – позволяет быстро ссылаться на определенный документ. Как правило, структура регистрационного номера в каждой компании может отличаться, т.к. он подбирается самостоятельно.

Атрибут «Источник документа» указывает от кого был получен документ. Для входящих указывается имя организации, для внутренних и исходящих – название подразделения или конкретное лицо.

Атрибут «исполнитель документа» указывает, какому сотруднику поручено исполнить данный документ, или который разработал его. Исполнитель всегда должен быть один.

Помимо общих атрибутов, в канцелярии используются отдельные атрибуты к каждому типу документов, например, входящие документы имеют еще такие атрибуты как срок исполнения и контролирующее лицо. А исходящие указывают также на такие атрибуты как Документ-основание (т.е. на основе чего был составлен исходящий документ) и список рассылки, указывающий, кому направляется этот документ.

Главное — своевременная архивация

Еще один важный фактор – не откладывать все на потом, так как документы накапливаются, поиски нужного документа занимают длительное время, вконец убивая желание разобрать и архивировать документы. Поэтому в каждой организации следует уделять архивированию дополнительное внимание.

Универсальной стратегии по архивированию документов не существует. У каждой есть свои плюсы и минусы. Два основных варианта: подшить бумаги сразу же или откладывать в стопку.

Архив? — «Будет сделано!»

Если вы принадлежите к типу «Будет сделано!», то ваши бумаги быстро исчезают в папках-регистраторах. У этого подхода есть два минуса:

Возможно, вы подшили документ слишком рано, и он может вам понадобиться в течение дня. В этом случае вам придется его доставать из папки. А на это требуется время.

В тайм-менеджменте существует рекомендация работать блоками. Это означает — в течение какого-то времени выполнять одинаковую работу.

«Отложу бумаги и подошью их потом»

Второй вариант архивирования — откладывать бумаги в сторону и подшивать их позже. В стопке или на лотке собираются, таким образом, немало документов. Тот, кто действует именно так, надеется подшить их позже. Главная проблема при этом — время для этого найти очень сложно.

Так стопка растет с каждым днем. Теряется контроль, поиски необходимого документа занимают много времени. К тому же постепенно исчезает желание разобрать бумаги.

Лучшая тактика — архив-менеджмент

Что лучше? Эти два этапа помогут привнести порядок и структуру на этапе «накопления»:

Складывайте все бумаги в одно место. Это может быть подписанный лоток, одна или несколько подвесных папок или обычная папка. Если вы работаете с большим количеством бумаг и складываете их в течение долгого времени, то можете систематизировать их на этом «накопительном» этапе.

Выделите себе конкретное время для архивирования. Подшивку удобнее и быстрее выполнять на брошюровочно-переплетном комплексе Yunger M168 (Лотос M168, ППК М168) или, если объем бумаг очень большой, с помощью более мощного станка для подшивки документов Yunger M268 (Лотос M268, ППК М268) Для этого должно хватить одного раза в неделю. Если же у вас накапливается за неделю много бумаг, то делайте это чаще. К примеру, займитесь бумагами в среду и пятницу, выкраивая на это по полчаса. Это ускорит так нелюбимый многими процесс избавления от завалов.

Любая работа по организации начинается с подготовки, поэтому изначально следует определиться, как вы будете хранить бумаги? В традиционных папках, лежащие в ящиках столов, или вы используете стеллажи для папок? Если вы только начинаете работать и приобретаете оборудование, следует определиться, хватит ли размеров стола для ожидаемого объема бумаг.

ос@wB @авляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации и организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за . год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжении и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

Архивирование

Данная функция позволяет архивировать все входящие или исходящие сообщения в выбранную папку. Местоположение архивной папки по умолчанию: C:MDaemonArchivesEmail , впрочем, вы можете самостоятельно указать любую другую директорию. В настройках опции можно указать архивирование входящих сообщений, поступающих локальным пользователям, отправляемой ими корреспонденции или выбрать то и другое. Сообщения рассылок, ретранслируемая почта и письма, содержащие вирусы не будут отправляться в архив. Входящие и исходящие сообщения хранятся в подпапках In и Out , соответственно. Эти сообщения также могут подразделяться на . архивируемые на основании адреса получателя и . архивируемые на основании адреса отправителя с помощью предлагаемых ниже опций. Еще одна полезная опция « Обеспечить отдельный архив для каждого домена MDaemon» позволит вести архивы на уровне отдельных доменов .

Входящие сообщения хранятся в архиве в том состоянии, в каком они оказались в почтовой папке локального пользователя, а исходящие сообщения передаются в архив в состоянии «Готово к отправке». Это означает, что при внесении изменений в исходное сообщение (например, в случае если фильтр содержания добавил новый текст в заголовок письма), архивное сообщение будет содержать все эти изменения .

Для изучения содержимого архива воспользуйтесь одной из существующих почтовых учетных записей (или создайте новую), указав нужный путь в настройках Почтовой папки . Если с архивом будут работать несколько пользователей, подключитесь к архивной учетной записи и организуйте общий доступ к соответствующим папкам с помощью Контрольного списка доступа.

Архивировать в папку

Укажите в этом поле путь к архивной почтовой папке. По умолчанию архив находится здесь: C:MDaemonArchivesEmail , однако, вы можете выбрать любую другую папку.

Архивировать входящую почту

Воспользуйтесь этой кнопкой для сохранения копий всех сообщений, поступивших локальному пользователю . Сообщения рассылок и письма, содержащие вирусы, не архивируются.

. в архив по адресу получателя

Включите эту опцию, если хотите, чтобы архив входящей почты сортировался по электронным адресам получателей.

Архивировать исходящую почту

Поставьте флажок в этом поле для сохранения копий всех исходящих сообщений от локального пользователя. Сообщения рассылок и письма, содержащие вирусы, не архивируются.

. в архив по адресу отправителя

Включите эту опцию, если хотите, чтобы архив входящей почты сортировался по электронным адресам отправителей.

Создавать отдельные архивы для каждого домена MDaemon

Включите эту опцию, если хотите, чтобы для каждого домена велся свой собственный архив.

Щелкните по кнопке для открытия «белого списка» архивирования. В этом списке можно указать адреса получателей и адресатов, чьи сообщение не будут добавляться в архив.

Посылать копии всех входящих/исходящих сообщений на эти адреса

Укажите здесь один или более адресов, на которые будут посылаться сообщения для архивации. Если адресов несколько, их следует перечислить через запятую. Здесь можно указывать локальные и удаленные адреса, а также адресные алиасы.

Включать сообщения локальных списков рассылки

Если эта опция включена, копии сообщений локальных списков рассылки также будут отправлены на указанные адреса.

Включать сообщения, полученные через MultiPOP

Включите эту опцию, если хотите отправлять сообщения, собранные с помощью встроенного в MDaemon механизма MultiPOP.

Вставлять «(Archive Copy)» в заголовок Subject сообщения

Если эта опция включена, подпись «(Archive Copy)» будет вставлена в поле Тема: всех отправляемых писем.

Включите эту опцию, если хотите, чтобы копии сообщений, помеченных, как спам, также передавались в архив и отправлялись на указанные адреса.

Архивировать перенаправленные сообщения (требуется обработка фильтром содержания)

Включите эту опцию, если хотите, чтобы перенаправленные сообщения, также передавались в архив и отправлялись на указанные адреса. По умолчанию такие сообщения не архивируются.

Как правильно архивировать входящие исходящие письма

Прокачай мыло: лучшие способы автоматизации почты И это притом, что сейчас любой почтовый сервис обладает функциями сортировки корреспонденции. Об этом, а также о других тонкостях организации почты мы и поговорим сегодня более подробно. Звездочки и флажочки Для организации и сортировки входящей корреспонденции используются различные способы. Наиболее простой — отмечать важные письма.

Обработка входящей корреспонденции

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.

От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения вторую удобно проставлять при завершении документа , наименование организации, другие основные реквизиты.

Основная часть должна: Быть представлена одинаковыми страницами даны в прикрепленном бланке и образце журнала. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах.

Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки. Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована. Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа — оборотной части обложки — проставляется количество страниц.

Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать. В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа.

Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры. Хранится документ 3 года если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда , а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают.

Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов. Какие данные указывать при заполнении Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны: Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания. Регистрационный номер исходящей документации.

Первый исходящий документ с начала журнала — 1, второй — 2 и т. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера. Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема в несколько строк могут вообще не иметь наименования.

Тогда это графа остается пустой. Кем подписана исходящая бумага. Отметка о направлении копии исходящего письма в дело. Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Вариации Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации.

Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой. Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен.

Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации. Виды пересылаемых документов Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например: справки;.

Архивация элементов вручную

Re: Архивирование писем — освобождение место на диске Lisonia пишет Lisonia пишет: Получается для почтовых ящиков с большой активностью переписки Thunderbird не лучший вариант?? В общих настройках программы задаётся пороговое значение свободного места внутри файлов, при достижении которого запускается уменьшение размера файлов. Задайте там число поменьше, и файлы начнут сжиматься активнее. Lisonia пишет: У меня на одном из ящиков 10 тыс. Может, они там за 20 лет накопились Lisonia пишет: Кстати, еще нарисовался вопрос. Чем-то отличается выбор где ставить галочку при архивировании, если в «другой папке» выбрать ту же почту? Нет, ни чем. Lisonia пишет: И что означает выбор синхронизации, я смысла пока не могу понять : В почтовом протоколе IMAP основным местом хранения писем является сервер.

Архивация писем в программе «Почта» на Mac

Отключение функции диалогов в почтовых клиентах Архивирование писем в корпоративной почте В корпоративной почте установлены лимиты на размер почтового ящика сотрудника. При достижении определённых лимитов функционал Вашего ящика будет меняться. Имеются следующие лимиты: По достижении объема 5. По достижении объема 5. Входящие письма продолжат поступать.

Postfix: архивация и восстановление писем

Комментарии: 99 Привет! Наверняка, Вы уже знакомы с ним, лично я познакомился относительно недавно, около 4-х месяцев назад. Об этом расскажу чуть ниже. Что же меня заставило перейти на другой почтовый сервис? Это красивая почта со своим доменом , то есть сейчас моя почта имеет следующий вид: petr wpnew. Неплохо, да? Да, конечно, такое можно сделать и в Яндексе, но я почему-то остановился на Gmail и ни сколько не жалею об этом. Зарегистрироваться на Gmail. Как я использую электронную почту Gmail 1.

Полезное видео:

Архивирование писем в корпоративной почте

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи. Составление листа-заверителя дела к п. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме приложение 2. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи при ее наличии.

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой.

Вход на сайт

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц. Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения вторую удобно проставлять при завершении документа , наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна: Быть представлена одинаковыми страницами даны в прикрепленном бланке и образце журнала. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах.

Меньше Существует несколько способов архивации сообщений в Outlook. Выбор способа зависит от типа учетных записей электронной почты, настроенных в Outlook. У всех учетных записей есть доступ к папке «Архив». Для учетных записей Office , Outlook. Эту папку невозможно удалить. Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange или Exchange Online, политики папок, например политики хранения, применяются к папке «Архив». Расположение папки «Архив» для учетных записей Office и Exchange невозможно изменить. При перемещении сообщений в папку «Архив» с помощью кнопки «Архивировать» размер почтового ящика не уменьшается.

Входящие. Все новые письма (кроме спама и писем, попадающих в другие папки с Исходящие. Письма, которые не были отправлены из-за того, что.

Разделяй и властвуй: 5 способов повысить продуктивность в Gmail Олег Омельченко 5,00 из 5 на основе 2 оценок ки Загрузка В начале октября Gmail запустил долгожданную многими пользователями поддержку адаптивной верстки при отображении писем. Это очередной шаг к улучшению пользовательского опыта работы с почтовым сервисом от Google.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля. Секретарь — секретарь руководителя.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector